Coördinator interne evenementen - Gemeente Tilburg

Gemeente Tilburg zoekt een coördinator die organiseert, verbindt én gastvrijheid ademt. Ben jij die facilitaire evenementencoördinator die het leuk vindt om evenementen te plannen en organiseren? Kun je de vertaling maken naar facilitaire processen? Werk je graag samen met verschillende partners en collega's zodat je een succes van ieder evenementen kan maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!  

Wat ga je doen? 

Het Stadhuis is in trek als evenementenlocatie. Het gaat hierbij altijd om evenementen met een link naar de interne organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werk congressen, rondleidingen, ceremoniële huwelijken in het Paleis, raadsvergaderingen en recepties. Ook werken we steeds meer met en in verbinding met de stad, waardoor er zowel binnen als buiten de kantoren meer activiteiten plaatsvinden. Het Stadhuis, het Paleis-Raadhuis, de Stadswinkel en ook het BAT spelen hierin een belangrijke rol. De afgelopen jaren hebben we daarom hard gewerkt aan een visie op het werken in verbinding én de visie Gastvrij Tilburg. Als facilitaire duizendpoot komen jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en kennis van facilitaire processen hierbij goed van pas. We zijn op zoek naar iemand die deze talenten bezit en in kan zetten om deze vertaalslag te maken. De focus ligt daarbij op de evenementen. Een greep uit je takenpakket: 

• Je maakt evenementen mogelijk en vormt een nauw team met je collega coördinator evenementen en de facilitaire ondersteuners; 
• Je stuurt de facilitair ondersteuners aan; 
• Je bent de linking-pin in de driehoek tussen de aanvrager (klant), teammanagers en medewerkers van het Servicepunt en externe partners (bijv. cateraar, schoonmaak etc.); 
• Je bent het aanspreekpunt voor interne afdelingen, zoals Bestuurszaken en Griffie in relatie tot evenementen; 
• Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van werkzaamheden en processen binnen het team, met als speciale focus evenementen; 
• Je zorgt met de collega's van Faciliteiten voor het uitdragen van de Tilburgse Gastvrijheid; 
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan de oplossing ervan door gevraagd en ongevraagd advies hierover te geven aan het management; 
• In het verlengde hiervan hoort ook dat je de belangrijke kwesties escaleert; 
• Je voert projecten uit met betrekking tot het faciliteren van evenementen en creëert draagvlak door verbinding te maken met alle betrokken partijen;
• Het uitwerken en evalueren van de werkwijze en visie op evenementen maken onlosmakelijk deel uit van je functie; 
• Je initieert en implementeert procesverbeteringen; 
• Je bent verantwoordelijk voor de management informatie, analyseert deze en geeft op basis hiervan een advies aan het management; 
• Je bent aanwezig bij evenementen waar nodig. 

Waar kom je te werken?

Als Coördinator Evenementen bij de gemeente Tilburg kom je te werken op de afdeling Faciliteiten, binnen het cluster Gastvrijheid en Services. Dit cluster bestaat uit 38 enthousiaste en diverse collega’s, verdeeld over de teams Ontvangst, Postkamer, Huismeesters en Evenementen. In het team Evenementen, dat momenteel uit vier collega’s bestaat. Binnen jouw functie werk je nauw samen met de medewerkers Ontvangst en de Huismeesters, die een belangrijke rol spelen in de voorbereiding en uitvoering van evenementen. De sfeer binnen het team is open, collegiaal en gericht op samenwerking. In deze functie heb je de vrijheid om je tijd en dagen flexibel in te delen, met soms onregelmatige werktijden. Tijdens evenementen wordt verwacht dat je ook 's avonds en/of in het weekend beschikbaar of aanwezig bent. De werklocaties wisselen met name tussen het Stadhuis, het Paleis-Raadhuis, de Stadswinkel en het BAT. Thuiswerken is mogelijk, maar beperkt. 

Werk dat er écht toe doet. Dat is werken voor Tilburg. Zo'n 2000 medewerkers werken voor deze fijne stad, dit in wel meer dan 300 verschillende functies. Zij werken aan zaken die iets toevoegen, die goed zijn voor de stad, belangrijk voor de wijken en dorpen. Bijvoorbeeld veiligheid, duurzaamheid, werkgelegenheid en passende ondersteuning voor mensen die dat nodig hebben. Dit doen ze samen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen. Want betere oplossingen bedenk je samen. Ze maken zich sterk voor een stad waar inwoners gezond en gelukkig kunnen zijn, nu en in de toekomst.

Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
• 7,55% 13e maand uitkering;
• Reiskostenvergoeding of leaseauto;
• Goede pensioenregeling;
• Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
• Bovenstaand geldt bij samenwerking op contract, ZZP is natuurlijk ook mogelijk;
• Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
• Intensieve en persoonlijke begeleiding;
• Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;
• Inspirerende masterclasses.

Wat breng je mee? 

Je bent een sterke gesprekspartner die uitstekend tot zijn recht komt in een bestuurlijke omgeving. Met jouw scherp oog voor detail verlies je nooit het overzicht, waardoor je effectief kunt schakelen tussen de grote lijnen en de kleine nuances. Je haalt energie uit het coachen van collega’s en vindt het leuk om anderen iets te leren wanneer dat nodig is. Daarbij weet je altijd een positieve en fijne sfeer te creëren, zowel voor gasten als voor je collega’s. Jouw creativiteit in het vinden van oplossingen maakt je een waardevolle kracht in elke situatie, omdat je met frisse ideeën en een oplossingsgerichte aanpak altijd het verschil weet te maken. Binnen de functie zijn de volgende competenties van belang: resultaatgerichtheid; samenwerken; probleemanalyse; voortgangscontrole en vernieuwingskracht. 

Daarnaast breng je het volgende mee; 

• Je bent in het bezit van een hbo-diploma, bij voorkeur richting Event Management, Hotel Management, Facilitair of Projectmanagement; 
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie; 
• Je bent 32 tot 36 uur per week beschikbaar (4 x 9 behoort tot de mogelijkheden); 
• Je bent flexibel in je werktijden (ook avonden en soms in de weekenden).