Secretaresse
Secretaresse
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Ben jij een kei in agendabeheer en houd je moeiteloos het overzicht, zelfs in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om zaken strak te beheren en organiseren en je collega's daarmee te ontzorgen?
Als Secretaresse bij deze organisatie speel je een cruciale rol in het efficiënt plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen. Je bent de spil in het beheren van agenda's alsmede het coördineren van afspraken voor het management. Daarnaast brengt deze rol ook organisatorische taken met zich mee. Een greep uit de werkzaamheden
- Je beheert nauwkeurig de agenda van 2 van de managers. Je bewaakt prioriteiten, plant afspraken efficiënt in en signaleert mogelijke knelpunten
- Je organiseert diverse vergaderingen, bewaakt actielijsten en zorgt voor een gestructureerde opvolging
- Bij bijeenkomsten regel je alle faciliteiten, zoals accommodaties en catering, en zorg je voor een gastvrije ontvangst van externe bezoekers
- Je werkt nauw samen met andere secretaresses en ondersteunt elkaar waar nodig om de dagelijkse planning optimaal te laten verlopen
- Je vindt het leuk om de logistiek te regelen tijdens afdelingsevenementen
- Het zoeken en reserveren van interne organisatie en/ of externe locatie
- PO en facturatie handel je secuur af
- Deelnemerslijsten en uitnodigingen versturen en het regelen van technische support (geluid/video/etc.)
- Gastvrouw tijdens evenementen (inclusief het maken van foto’s)
- Ophalen van content voor de nieuwsbrief inclusief het publiceren van deze content
- Video’s / films editen en publiceren waar mogelijk
- Coördineren van onboarding event (circa 2x per jaar) en het coördineren van interne trainingen
- Je werkt nauw samen met de executive assistant en het Finance Excellence team die verantwoordelijk is voor de strategische Finance transformatieportfolio/ programma’s.
Deze organisatie is een toonaangevend Europese bouw- en infrabedrijf met hoofdkantoor in Nederland. Het bedrijf is actief in woning- en utiliteitsbouw, civiele infrastructuur en technische installaties, met projecten in onder andere Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Duitsland. Zij ontwikkelen, bouwen en onderhouden gebouwen, wegen, bruggen, tunnels en andere complexe infrastructuurprojecten, vaak in samenwerking met overheden en via publiek-private samenwerkingen
De werkomgeving is doordrenkt van positiviteit en energie, waarin samenwerking centraal staat. Je wordt onderdeel van een hecht en professioneel team van secretaresses, dat gezamenlijk de ondersteuning van het managementteam van het Finance team verzorgt. Binnen het team heeft iedere secretaresse hun eigen verantwoordelijkheden, en jullie staan altijd klaar om elkaar te helpen wanneer dat nodig is. Standplaats is Bunnik.
- Een salaris vanaf € 3.324,- per maand o.b.v. 40-urige werkweek, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
- CAO Bouw en Infra;
- Vergoeding van je reiskosten (100% OV of een kilometervergoeding);
- Vooralsnog is dit een opdracht voor 4 maanden, start z.s.m.
- 40-uur per week.
- Minimaal mbo-werk- en denkniveau en ten minste 3-5 jaar relevante werkervaring;
- Een sterke focus op service en een gestructureerde aanpak, waardoor je bedreven bent in het stellen van prioriteiten;
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal, inclusief een passie voor schrijven, zoals het opstellen van communicatie en berichten;
- Gedegen kennis van MS Office-pakketten;
- Een energieke en proactieve houding waarmee je acties nauwgezet uitvoert;
- Goed kunnen plannen en organiseren;
- Communicatief sterk (zowel in schrift als mondeling).
Nikki helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.