Gebruik een professioneel overkomend mailadres
Zorg voor een professioneel overkomend mailadres om niet in de spambox terecht te komen én om een zakelijke eerste indruk te maken. Zo’n professioneel ogend emailadres bestaat uit:
- Je voor- en achternaam
- Eventuele professionele titels/certificaties
Een voorbeeld. Jantine Klaassen is recent afgestudeerd als natuurkundige en draagt de titel Master of Science. Jantine kiest nu ze gaat solliciteren voor het volgende mailadres:
jantine_klaassen_msc@mailprovider.com
Gebruik een professioneel ogende emailhandtekening
Net als je mailadres, is het belangrijk dat ook de handtekening onder je mail professioneel overkomt. Je bereikt dit op deze manier:
- Naam en eventuele titel (dikgedrukt)
- Adres
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Link naar je LinkedInprofiel
- Eventueel links naar andere professionele sites zoals een weblog of portfolio
Een voorbeeld van een professioneel overkomende emailhandtekening:
Jantine Klaassen MSc
Sollicitatiestraat 12
1234 AB Amsterdam
06-12345678
jantine_klaassen_msc@mailprovider.com
linkedin.com/JantineKlaassenMsc
jantinesresearch.blog.nl
Schrijf een informatieve onderwerpregel
Een heldere, informatieve onderwerpregel is belangrijk. Het is namelijk het allereerste wat de ontvanger leest – en eerste indrukken téllen als het gaat om solliciteren. Een informatieve onderwerpregel bestaat in ieder geval uit:
- De reden van je mail
- De functietitel
- De locatie (mits bekend)
- Het vacaturenummer (mits bekend)
- Je naam
Een voorbeeld van Jantine Klaassen’s professionele, informatieve onderwerpregel bij een van haar sollicitatiemails:
Sollicitatie R&D Consultant Amsterdam – vacaturenummer #12345 – Jantine Klaassen MSc
Ben je doorverwezen door iemand die al bij het bedrijf werkt? Zorg dan dat je óók de volledige naam van die persoon vermeldt, achteraan in de onderwerpregel: ‘- doorverwezen via Henk Jansen’.
Hou je mail gefocust en kort
Hou je begeleidende mail gefocust en kort. In drie korte alinea’s kun je al overtuigend tot de kern komen:
- In de eerste alinea omschrijf je wie je bent en waarom je contact opneemt
- In de tweede alinea omschrijf je kort en bondig waarom jij van toegevoegde waarde bent voor het bedrijf
- In de derde alinea sluit je af door te zeggen dat je uitkijkt naar een persoonlijk sollicitatiegesprek
Groet formeel & gebruik naam vacaturehouder
Zorg voor een formele opening én afsluiter voor je sollicitatiemail. Probeer de naam van de vacaturehouder te achterhalen (bijvoorbeeld via de bedrijfswebsite). De combinatie van een formele groet plus achternaam zorgt voor een mooie balans tussen professioneel en toch persoonlijk.
Voorbeeld van een formele opening en groet voor je sollicitatiemail:
- Geachte mevrouw/heer [achternaam]
- Met vriendelijke groet,
[witregel]
[je emailhandtekening]
Als je de naam van de vacaturehouder niet kunt vinden, gebruik je als opening ‘Geachte mevrouw/heer’ (of heer/mevrouw).
Vergeet de (PDF-)bijlagen niet
Het lijkt een open deur, maar het komt voor dat kandidaten hun cv en/of motivatiebrief per ongeluk niet meesturen als bijlage(n). Focus je tijdens deze stap in je sollicitatie dus niet alleen op wat je in de mail zet, maar ook op wat je meestuurt.
Een handige tip is om alleréérst al je bijlagen te uploaden. In PDF-format, want dat komt het professioneelst over. Als allerláátst vul je het emailadres van de ontvanger in, zodat je dit belangrijke bericht niet per ongeluk incompleet verstuurt.
Tot slot
Een goede begeleidende mail zal waarschijnlijk niet hét verschil maken tussen wel of geen nieuwe baan. Maar als je er aandacht aan besteedt en de tips in dit artikel stapsgewijs afvinkt, weet je zeker dat je een solide, professionele eerste indruk maakt met je begeleidende mail bij een sollicitatie. En een goede eerste indruk kan ervoor zorgen dat je op het ‘goede stapeltje’ terechtkomt.
Als vervolgens je cv en motivatiebrief van overtuigende kwaliteit zijn, is een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek waarschijnlijk erg dichtbij. Kijk daarom ook naar:
- Hoe je cijfers gebruikt voor je cv – ook als je niet met cijfers werkt
- Tips voor een goed cv (inclusief generators & templates)
- Schrijf inhoudelijk sterke motivatiebrieven met deze vier adviezen
Succes met solliciteren.
Bronnen: The Balance Careers, Cleverism, Topresume
