Deze vacature is helaas al vervuld.
Niet getreurd: we hebben gelukkig veel andere vacatures openstaan.
Secretaris managementteam overheid - VNG Realisatie B.V.
Solliciteer direct op deze vacature
Deze vacature is helaas al vervuld.
Niet getreurd: we hebben gelukkig veel andere vacatures openstaan.
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
In deze rol ondersteun je het MT bij de uitvoering van processen door een evenwichtige agenda te beheren, die bijdraagt aan effectief vergaderen. Je bewaakt deadlines en houdt regie op diverse processen.
Als ondersteunend medewerker voor het Managementteam (MT) ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheer van de vergaderingsprocessen, waaronder het opstellen van evenwichtige agenda's, het bewaken van deadlines voor documentatie, en het onderhouden van communicatie met teamleden. Je werkt nauw samen met de directie, MT en bestuursondersteunend team om een gestroomlijnde werking te waarborgen. De functie vereist flexibiliteit in het plannen van uren en een nauwkeurige aanpak in alle taken. De MT-vergaderingen vinden bijvoorbeeld plaats op maandag.
Gedurende de week vindt er communicatie plaats tussen jou en degenen die de stukken schrijven. Het werk moet gelijkmatig over de week worden verdeeld.
- Je coördineert de totstandkoming van de agenda’s van het MT van VNG Realisatie, organiseert de MT-vergaderingen, werksessies e.d. en draagt zorg voor de verslaglegging en monitoring van besluiten en afspraken;
- Je draagt ten behoeve van de directie/voorzitter zorg voor het (laten) opstellen van annotaties, notities en correspondentie of stelt deze zelf op aan de hand van globale aanwijzingen met betrekking tot de inhoud en je verzorgt de informatievoorziening hierover richting MT, organisatie, andere onderdelen binnen het concern en externe betrokkenen. Je plaatst de stukken tijdig in de betreffende applicatie (iBabs) zodat de MT-leden en betrokkenen zich op het overleg kunnen voorbereiden.;
- Je fungeert als doorgeefluik voor documenten en e-mails voor het MT, waarbij je bepaalt wat direct doorgestuurd kan worden, wat bestemd is voor een ander orgaan, welke actie ondernomen moet worden, enzovoort. Tevens beoordeel je de kwaliteit van vergaderstukken en geef je waar nodig aanwijzingen voor verbetering;
- Je werkt geheel zelfstandig maar informeert en stemt af waar nodig, zodat je werk altijd in overeenstemming is met je opdrachtgevers en collega's;
- Je bewaakt in overleg met de voorzitter lopende dossiers (signaleren, rappelleren en afhandeling).
De opdracht is een combinatie van uitvoerend werk en inhoudelijk werk. Je hebt meer kennis en inzicht op inhoudelijk gebied nodig dan een administratief ondersteuner. Je dient de samenhang tussen de onderwerpen te begrijpen, knelpunten en gevoeligheden te (her)kennen. Dit is bijvoorbeeld nodig bij het maken van de besluitenlijst of een inhoudelijke annotatie. De onderwerpen waarmee het MT zich bezighoudt, kunnen complex en omvangrijk zijn. De extra complexiteit is deels gelegen in een complexe governance (waarbij in sommige gevallen een groot aantal externe partijen betrokken is), en deels in de combinatie van bestuurlijk-inhoudelijke onderwerpen en techniek (ict en informatiemanagement/datagedreven werken).
Anderzijds komen er meer administratief-ondersteunende werkzaamheden voor jouw rekening dan bij inhoudelijk adviseurs het geval is, zoals het verspreiden en uploaden van vergaderstukken en het versturen van berichten over bijvoorbeeld vergader- en aanleverdata.
Let op: Dit betreft een tijdelijke opdracht voor de duur van minimaal 1 jaar, met optie op verlenging.
De beoogde startdatum is 8 april 2024, het aantal uren per week bedraagt 20 uur.
Er kan gereageerd worden tot en met 28 maart 2024.
Over VNG
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- Verbeteren van de dienstverlening;
- Een efficiënte en wendbare organisatie;
- Anticiperen op de toekomst.
Over de directie en het MT
De directie van VNG Realisatie bestaat uit een algemeen directeur en een plaatsvervangend directeur. De algemeen directeur richt zich vooral op de grote, politiek gevoelige dossiers en treedt op als boegbeeld van de organisatie. De plaatsvervangend directeur richt zich vooral op de aansturing van de organisatie en de processen. Het managementteam van VNG Realisatie bestaat uit de directie en de managers van de vijf basisteams. Het MT vergadert wekelijks over (strategische en tactische) thema’s en onderwerpen. Daarnaast komen regelmatig de organisatieontwikkeling, personeelsthema’s en communicatie op de agenda. De plaatsvervangend directeur is de opdrachtgever van de MT-secretaris.
Over YER
Bij YER lever je elke dag een waardevolle bijdrage aan zowel individuen als de samenleving als geheel. Op een manier die perfect bij jou past en waar je positieve energie uit haalt. Het is juist die persoonlijke aanpak die jou tot een succesvol individu maakt. Bij ons krijg je de kans om actief mee te denken over jouw volgende carrièrestappen, of je nu bij ons begint als trainee of als ervaren adviseur. Het is jouw levenspad waarover jij de controle hebt. Op die manier stuur je voortdurend in de juiste richting om jezelf te ontwikkelen. Je behaalt resultaten die van grote waarde zijn voor onze opdrachtgevers en je draagt bij aan het vormgeven van de toekomst van Nederland.
- Contract voor bepaalde of onbepaalde tijd of werken op basis van ZZP;
- Concurrerend salaris/tarief maximaal €5250,- of een uurtarief van €70,- op basis van 36 uur;
- Pensioenregelingen voor een leuke en onbezorgde oude dag;
- Eindejaarsuitkering, maandelijks uitgekeerd;
- Deelname aan persoonlijke coachingstrajecten;
- Actualiteitencolleges met de nieuwste jurisprudentie en ontwikkelingen; vanuit ons eigen kenniscentrum!;
- SKJ-geaccrediteerde opleidingen voor de ontwikkeling van onze jeugdprofessionals;
- Persoonlijke begeleiding en evaluatiemomenten;
- Meerdere trainingen en opleidingen per jaar via het YER Kenniscentrum;
- Mogelijkheid tot het voeren van Intervisie en/of Supervisie;
- Het leasen van een auto via YER behoort tot de mogelijkheden wanneer je in dienst bent bij YER.
- Je bent vanaf 8 april 2024 beschikbaar voor 20 uur per week. De opdracht is initieel voor de duur van 1 jaar;
- Je hebt Hbo werk- en denkniveau, blijkt uit een afgeronde opleiding op niveau of een afgeronde mbo4 opleiding met minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op hbo-niveau;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als MT-secretaris of in een soortgelijke rol in overheidsorganisaties gewerkt, zoals in de functieomschrijving omschreven;
- Je hebt aantoonbaar, minimaal 3 jaar werkervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties;
- Je bent in staat zelfstandig om duidelijke en begrijpelijke aanwijzingen te geven aan anderen over hoe ze annotaties moeten maken, notities en correspondentie voor- en namens de directie;
- Je hebt 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Word, Excel, PowerPoint en iBabs.
Inge helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.