Projectsecretaris

Als Projectsecretaris lever je een belangrijke bijdrage aan de realisatie van de deelprojecten Maasterras en Koninginneweg van de gemeente Zwijndrecht. Je biedt organisatorische, secretarieel/administratieve en bestuurlijke ondersteuning aan de projectmanagers en het project. Hierin heb je signalerende, uitvoerende en adviserende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt:

Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaken van deadlines;

Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;

Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;

Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;

Je bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover. de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;

Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;

Procesbewaking en meeschrijven aan projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante besluitvormingsstukken;

Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;

Je bent sparringpartner voor de projectmanager en adviseert en rapporteert over de voortgang van het project;

Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie;

Je levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement.

YER Ruimtelijke Ordening biedt jou de kans om je kennis en ervaring te laten zien bij publieke organisaties door heel Nederland. Wij zijn de sparringpartner op niveau die jouw carrière de juiste impuls kan geven! Je komt in dienst van YER en gaat aan de slag bij één van onze opdrachtgevers.

Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
• 6,75% 13e maand uitkering;
• Reiskostenvergoeding of leaseauto;
• Goede pensioenregeling;
• Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
• Bovenstaand geldt bij samenwerking op contract, ZZP is natuurlijk ook mogelijk;
• Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
• Intensieve en persoonlijke begeleiding;
• Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;
• Inspirerende masterclasses.

Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Daarnaast ben je proactief en denk je mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.

Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;

Ben je ervaren in MS Office (Outlook, Word, Excel en Powerpoint);

Heb je ruime ervaring met verslaglegging;

Heb je affiniteit met projectmatig werken;

Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;

Schrijf je gemakkelijk en kan je programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen.