Senior Management Assistant
Senior Management Assistant
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Uitdagende functie voor een ervaren Senior Management Assistant
Als Senior Management Assistant fungeer je als een vertrouwde zakenpartner voor senior managers. Je ondersteunt managers op een administratieve en georganiseerde manier, waarbij je proactiviteit, initiatief, discretie en vertrouwelijkheid inzet om een effectieve en efficiënte uitvoering van alle managementondersteunende activiteiten te garanderen. Jij bent de linking pin tussen managers, collega’s en verschillende afdelingen. Bovendien neem je de verantwoordelijkheid voor je werk, toon je een sterke drang om resultaten te bereiken en toon je vastberadenheid bij het tegenkomen van obstakels.
Je gaat proactief op zoek naar manieren om de klantenservice te verbeteren en beheert zelfstandig de verwachtingen om aan de (toekomstige) behoeften van managers te voldoen. Ten slotte ben je door een helikopterview in staat procesverbeteringen te identificeren en voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe manieren van werken in onze snel veranderende en internationale omgeving.
De taken van de Senior Management Assistant omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
• Agenda- en vergaderbeheer: Effectief en efficiënt beheren van de agenda van uw managers. Boeken van kamers en faciliteiten.
• E-mailbeheer: Proactief screenen en sorteren van de inbox. Reageren op e-mails; filter wat je kunt doen. Geef prioriteiten en maak uw managers bewust van bepaalde onderwerpen die aan de orde komen.
• Communicatie: Verzenden van aankondigingen, nieuwsbrieven, rapporten etc. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen of verzoeken van interne en externe partijen aan benoemde managers of afdelingen. Onderhouden van contacten met diverse stakeholders binnen ASML, maar ook met bezoekers, klanten, leveranciers en/of externe relaties.
• Facilitaire dienstverlening: bijvoorbeeld registratie en ontvangst van bezoekers, floormanagement.
• Reis- en onkostenbeheer: optimaliseer reizen met een hoge complexiteit in verschillende tijdzones, denk vooruit en neem beslissingen. Opstellen reiskostendeclaraties.
• Voorbereiding en deelname aan vergaderingen: Organiseren en coördineren van vergaderingen (bijvoorbeeld workshops, evenementen) van de toegewezen afdeling of managers, notulen en actielijsten maken en verspreiden.
• Ondersteuning project- en jaarplanning: Betrokken bij toegewezen projecten. Verwerf algemene kennis van het jaarplan, de activiteiten, projecten en dagelijkse prioriteiten van de afdeling om een vlotte informatie- en workflow te garanderen. Borg de kwaliteit.
• Eventmanagement: Betrokken bij de organisatie van evenementen van uw afdeling. Toepassing van projectmanagementondersteuning bij de ontwikkeling en uitvoering van kleine/grote persoonlijke en/of zakelijke evenementen zoals de technologiedag, de productiedag of een bijeenkomst voor alle medewerkers.
Je komt in dienst bij YER en wordt gedetacheerd bij ASML. Wij bieden je:
- Uitstekende arbeidsvoorwaarden
- Uitdagende opdrachten
- Uitstekende begeleiding door jouw consultant en de backoffice van YER
- Volop ontwikkelingsmogelijkheden
- Vriendelijke atmosfeer en open cultuur
Opleiding en ervaring
• Je hebt een afgeronde bacheloropleiding (HBO) of een vergelijkbaar niveau op basis van werkervaring.
• Minimaal 7-10 jaar ervaring als managementassistent in een internationale en complexe omgeving.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Engels en Nederlands.
• Complexe internationale kalendermanagementervaring is een must.
• Ervaring met werken in een dynamische internationale omgeving met meerdere belanghebbenden heeft sterk de voorkeur.
Skills
Als senior managementassistent:
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, het vermogen om te communiceren met diverse belanghebbenden op verschillende niveaus en open te staan voor het ontvangen en geven van feedback.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, bent resultaatgericht en hebt een 'getting-things-done'-mentaliteit.
• Je bent in staat zelfstandig te werken, problemen tijdig te signaleren en op te lossen en te escaleren wanneer dat nodig is.
• Je bent flexibel, staat open voor verandering en nieuwe ontwikkelingen en doet tevens aanbevelingen voor verbeteringen om uiteindelijk het MSO verder te professionaliseren.
• Je bent een enthousiast persoon met een positieve instelling en een drive naar succes
• Je toont proactiviteit, neemt initiatief en weet prioriteiten te stellen
• U behandelt vertrouwelijke zakelijke aangelegenheden met absolute discretie en integriteit.
• Je bent een teamspeler en fungeert als rolmodel voor de rest van je team.
• Je bent in staat beleid of planning te vertalen naar groepsdoelstellingen.
Angela helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.