Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie

De positie

Ben jij een georganiseerde en proactieve ondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Vind je het leuk om administratieve processen zorgvuldig te beheren, overzicht te houden en samen met collega's resultaten te behalen? En ben jij de aangegeven periode parttime beschikbaar? Dan is Magnit voor Gemeente s’-Hertogenbosch op zoek naar jou! Wat ga je doen? Als Beleidsondersteuner Kabinet en Representatie ondersteun je het team Kabinet en Representatie bij administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden. Je speelt een belangrijke rol in het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen en de administratieve verwerking van de representatielijst van het college van burgemeester en wethouders. Je werkt binnen een team bestaande uit een senior-adviseur Kabinetszaken, een adviseur Kabinetszaken en een medewerker Kabinetszaken. Samen met de medewerker Kabinetszaken vorm je een duo, waarbij dossiers zorgvuldig worden overgedragen en gezamenlijk worden afgerond. Goede afstemming en teamwork zijn daarbij essentieel.

Jouw werkzaamheden

• Ondersteunen bij de behandeling en voorbereiding van aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen.
• Controleren en beoordelen van aanvragen op volledigheid en juistheid.
• Uitvoeren van administratieve en beleidsondersteunende werkzaamheden voor het college van burgemeester en wethouders.
• Wekelijks verwerken en actueel houden van de representatielijst.
• Contact onderhouden met aanvragers van Koninklijke Onderscheidingen, interne collega's en externe beoordelende instanties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan verbeteringen in processen.
• Ondersteunen van collega's tijdens een periode van hoge werkdruk en grote aantallen aanvragen.

Hoe ziet een gemiddelde werkweek eruit?

Je bent vooral bezig met het verwerken, controleren en opvolgen van aanvragen. Iedere aanvraag vraagt om een zorgvuldige beoordeling en onderzoek naar de volledigheid van de informatie. Daarnaast werk je samen met collega's aan de representatielijst van het college en ondersteun je bij diverse kabinetszaken. Op dit moment is er sprake van een piek in het aantal aanvragen voor Koninklijke Onderscheidingen. Daarom zoeken we iemand die snel kan schakelen, prioriteiten stelt en direct bijdraagt aan het behalen van resultaten. Wanneer ben je succesvol? Na drie maanden heb je je weg gevonden binnen de processen en het team. Je levert zichtbaar resultaat in de afhandeling van aanvragen, werkt effectief samen met collega's en draagt actief bij aan het verminderen van de werkvoorraad. Daarnaast signaleer je verbeterpunten, neem je initiatief en help je het team verder met jouw inzet en betrokkenheid. Kortom: Gemeente s’-Hertogenbosch zoekt een praktische en daadkrachtige ondersteuner die energie krijgt van samenwerken, zorgvuldig werkt en graag een belangrijke bijdrage levert binnen een bestuurlijke omgeving.

Over het bedrijf

Soms lijken de verhalen wel sprookjes. Maar bij gemeente 's-Hertogenbosch maken ze het ook echt waar. Als gemeente zijn ze op meerdere vlakken toonaangevend in Nederland en hebben ze nog veel uitdagende opgaven liggen voor de samenleving waar jij een belangrijke rol in kunt hebben. Ga echt samenwerken met collega’s, initieer en realiseer. Of je nu beleidsmedewerker bent, handhaver, verkeerskundige, projectleider, consulente of chauffeur afvalstoffendienst, ze werken allemaal samen aan een betere samenleving waarin de burgers van de gemeente de hoofdrol spelen.

Wat breng jij

Kennis en ervaring

• Ervaring met Djuma is een harde eis.
• Goede beheersing van Microsoft Office.
• Affiniteit met gemeentelijke processen en bestuurlijke besluitvorming.
• Ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is een sterke pre.
• Kennis van of ervaring met procedures rondom Koninklijke Onderscheidingen is een voordeel.

Competenties

• Communicatief sterk.
• Zorgvuldig en gestructureerd.
• Bestuurlijk sensitief.
• In staat overzicht te creëren en te behouden.
• Toegankelijk en betrokken. • Resultaatgericht en hands-on.
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
• Durft zaken te signaleren en bespreekbaar te maken.
• Ziet werk liggen en pakt dit proactief op.

Beschikbaarheid

• Het betreft een parttimefunctie van 20 uur per week, verdeeld over 2,5 werkdag. Voor een goede aansluiting op de werkzaamheden gaat de voorkeur uit naar beschikbaarheid op:
• Maandag;
• Dinsdag; Woensdagochtend (sterke voorkeur vanwege de verwerking van de representatielijst na het college);
• Donderdag.

De exacte invulling van de werkdagen is bespreekbaar.