Management Assistent

De positie

Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Samen met je twaalf collega’s van het secretariaat ondersteun je acht afdelingen en zestien managers van de ISP-unit. Jij assisteert twee managers en hun team(s). Welke taken je precies oppakt is afhankelijk van de afdeling waarvoor je aan de slag gaat. Je beheert in elk geval de agenda’s en mailbox, plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen en beantwoordt vragen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s.

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van de ISP-unit. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Verder regel je alles voor nieuw personeel en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als voor de managers. En zie je dat iets beter kan? Laat je dat horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings-, unit- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Good to know: de managers werken op locaties door heel Nederland. Als Management Assistent werk je in Den Haag of in Groningen (afhankelijk van jouw eigen woonplaats). Je secretariaat-collega’s ontmoet je sowieso elke week (via Teams) tijdens een koffiemomentje.

Over het bedrijf

Binnen TNO staat ISP voor ICT, Strategy & Policy. De ISP-unit richt zich op:

• Digitale technologieën zoals AI, data, cybersecurity, software en digitale infrastructuren.
• Strategische analyses en beleidsvraagstukken, bijvoorbeeld rondom innovatiebeleid, energie, veiligheid en maatschappelijke transities.
• Transitiemethodologieën: onderzoek naar hoe maatschappelijke veranderingen (zoals digitalisering, energietransitie en verduurzaming) effectief kunnen worden versneld.
• Het ondersteunen van overheid, bedrijfsleven en andere organisaties met kennis, onderzoek en innovatie voor maatschappelijke en economische impact.

Kort gezegd: ISP is de TNO-businessunit die technologie, strategie en beleid combineert om complexe maatschappelijke vraagstukken op te lossen, met een sterke focus op digitalisering en innovatie

Wat breng jij

Functie-eisen

• Een afgeronde opleiding o bij voorkeur in de richting van management assistentie of secretariële ondersteuning.
• Ervaring als personal assistent, managementassistent of secretarieel medewerker.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Handigheid met systemen zoals Outlook en Word – en je leert snel bij als dat nodig is.

Benodigde competenties

Jij bent de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste, proactief werkt, ziet wat er moet gebeuren en snel schakelt tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken, als er een spoedklus tussendoor komt.