De positie
De Raad van Bestuur (RvB) is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur en de resultaten van TNO. Alle drie RvB-leden hebben een eigen Executive Assistant. TNO speelt een belangrijke rol in een speelveld waarin innovatie & ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen. Als Assistant Raad van Bestuur zorg je ervoor dat de RvB leden hun rollen optimaal kunnen vervullen, in het hoge tempo dat daarbij hoort.
Als Assistant verlies je de mailbox(en) niet uit het oog, en weet je op elk moment van de dag precies wat er gebeurt, met wie, en wat er verder nog op de planning staat. Je stelt prioriteiten, bereidt gestructureerd afspraken en reizen voor, en ziet er minutieus op toe dat alles van a tot z geregeld is. Wanneer er ad hoc iets verandert, behoud je de kalmte en het overzicht om over te schakelen op een solide plan B. Continu schakelen tussen verschillende mensen, partijen en projecten gaat je sowieso moeiteloos af.
Naast dat je praktisch en organisatorisch ijzersterk bent, beschik je ook over de inhoudelijke kwaliteiten die in een rol op dit niveau van je gevraagd worden. Je begrijpt waarover gesproken wordt op managementniveau en je kunt op hoog niveau meepraten en -denken. Door je empathische vermogen kun je mensen goed lezen en weet je hoe je ze moet benaderen. Je durft pushback te geven, maar je bent sensitief genoeg om te snappen wanneer dat gepast is. Een goede dosis sensitiviteit en analytisch vermogen is onmisbaar om je tactisch door de organisatie te bewegen. Met vertrouwelijke informatie ga je uiterst discreet om en je handelt altijd integer.
Je maakt deel uit van een team van vier Executive Assistants die allemaal al lang voor TNO werken. Wat ze naast hun vele dienstjaren bindt, is een enorme toewijding aan de leden van de Raad van Bestuur én de organisatie. Door die drive en commitment vind je het niet erg dat er soms ook buiten werktijd een beroep op je gedaan wordt. Tot slot kunnen een energieke, proactieve en flexibele houding niet ontbreken.
Over het bedrijf
TNO staat bekend als hét summum van innovatie. Met een breed portfolio aan technologische en wetenschappelijke expertisegebieden en een hoog tempo van ontwikkeling, worden hoge verwachtingen gesteld. Jij helpt die waar te maken door het aantrekken van de beste professionals die het verschil maken voor Nederland.
Wat breng jij
Voor deze veelzijdige functie als Executive Assistant verwachten wij dat je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve instelling. Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en weet je gemakkelijk aan te passen aan verschillende situaties. Daarnaast heb je oog voor detail en een natuurlijke neiging om processen efficiënt te bewaken.
Wat je verder meebrengt:
- Ervaring op Raad- of Bestuursniveau binnen een corporate organisatie
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands en Engels)
- Stressbestendig en gestructureerd
- Je hebt een afgeronde opleiding, bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële ondersteuning of administratie
- Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Word en Sharepoint en waar nodig bereid om bij te scholen.
