BESLUITVORMING BINNEN UW THUISWERKENDE TEAMS STIMULEREN EN FACILITEREN: TIPS & TOOLS

Ruben
Header image week 47.jpg

Besluiteloosheid kan funest zijn voor uw bedrijfsprocessen. Hoe zorgt u ervoor dat u uw teams (relatief) zelfstandig gedegen besluiten laat nemen, nu face-to-face vergaderen stukken minder voorkomt? Met de inzichten, tips en tools uit dit artikel helpen we u graag op weg.

Fysieke afstand heeft invloed op het proces van het nemen van groepsbeslissingen. Technische en psychologische barrières kunnen een teambeslissing die face-to-face snel genomen is laten voortslepen of zelfs compleet doen afketsen. In dit artikel bespreken we daarom:

  • Waar de grootste winst ligt qua type beslissingen dat u laat nemen door thuiswerkende teams
  • De mogelijke knelpunten voor teams die op afstand beslissingen nemen
  • Hoe u uw thuiswerkende teams faciliteert in het zelfstandig nemen van beslissingen
  • Links naar software die het op afstand nemen van beslissingen voor teams vergemakkelijkt

WAAR LIGT DE GROOTSTE WINST?

Niet elke beslissing is natuurlijk geschikt om groepsgewijs te nemen. Voordat we in de materie duiken specificeren we daarom welk type beslissing we in dit artikel behandelen.

Het ABCD-model van McKinsey & Company categoriseert besluiten op scope, impact, de mate van bekendheid en frequentie. Voor dit artikel focussen we ons op categorie D:

ABCD Model voor beslissingen

 

Categorie D staat in Nederlands voor ‘Gedelegeerde beslissingen die kunnen worden toegewezen aan een hoofdverantwoordelijke of werkteam.’

We focussen ons binnen deze categorie op beslissingen voor werkteams. De impact en scope ervan zijn op bedrijfsniveau relatief klein, maar de frequentie is hoog en de cumulatieve impact dus groot. Nu op afstand werken vaker voorkomt is het kortom zeer zinvol om deze specifieke beslissingsprocessen te stroomlijnen.

Mogelijke knelpunten in beslissingsprocessen thuiswerkende teams

Groepsbeslissingen zijn per definitie ingewikkelder dan individuele keuzes. Tel de uitdagingen van thuiswerkende teams daarbij op, en het is duidelijk dat soepele besluitvorming binnen thuiswerkende teams extra aandacht en planning vergt vanuit managementoogpunt.

Enkele knelpunten die kunnen voorkomen:

  • Versnipperde of niet duidelijk toegewezen verantwoordelijkheid. Projecten dreigen vast te lopen doordat cruciale taken over het hoofd of als iemand anders verantwoordelijkheid worden gezien.
  • Gebrek aan real-time communicatie sleept het nemen van een beslissing onnodig lang voort. Technische storingen in de communicatie, gebrek aan focus door langdurige online meetings en gebrek aan non-verbale communicatie zorgen ervoor dat besluitprocessen op afstand vaak langer duren en warriger verlopen.
  • Niet alle opties worden overwogen. Het is verleidelijk om snel een oplossing te bedenken, maar op afstand groepsmatig besluiten nemen vergt meer tijd dan men gewend is. Het risico bestaat dat door technische beperkingen en tijdsdruk niet elk teamlid evenredig gehoord wordt.
  • De overwogen opties en uiteindelijke keuze worden niet helder gedocumenteerd. Dit zorgt later voor onduidelijkheid in verantwoordelijkheden, vervolgstappen et cetera.

Deze knelpunten zijn te voorkomen. Plan hiervoor beslissingsvergaderingen en faciliteer uw teamleden technisch en persoonlijk. Voorkom ruis op de lijn, zorg voor meer initiële betrokkenheid bij genomen besluiten en meer individuele verantwoordelijkheid down the line. Lees verder en ontdek hoe.

Online vergaderen

Faciliteer thuiswerkende teams in het nemen van beslissingen

  • Bepaal hoe en wanneer u als team vergadert. Wordt het een creatieve online teamvergadering of moeten er nu knopen worden doorgehakt?
  • Bepaal en communiceer voorafgaand aan het proces wat voor soort beslissing u wilt (laten) maken. Maakt één persoon de beslissing, wordt deze genomen op basis van consensus, of moet het een unaniem besluit worden?
  • Bepaal hoe u de genomen beslissing en de argumentatie erachter nauwkeurig vastlegt. U kunt natuurlijk gehele videomeetings opnemen, maar zorg ook voor notulen die het specifieke waarom van de beslissing vastleggen. Dit is waardevol als gezamenlijke houvast.
  • Zorg dat iedereen zich achter de beslissing schaart. Vraag om de mening van elk teamlid en sluit af met een rondje waarin iedereen bevestigt welke beslissing is genomen en wat de eruit voortvloeiende individuele taken en verantwoordelijkheden zijn.

Technische tools die beslissingsvorming faciliteren & stroomlijnen

Techniek kan u helpen beslissingsprocessen op afstand te faciliteren, stroomlijnen en monitoren. Denk hierbij ten eerste aan de basics zoals groepscommunicatietools, presentatiesoftware, cloud-based opslag van shared-accesdocumenten en hardware zoals laptops met goede microfoons en webcams voor elk teamlid. Met deze basistools kan een groepsbeslissing vaak al gedegen worden genomen.

Bij complexere beslissingen zijn zaken als voortgang en verantwoordelijkheden moeilijker te faciliteren en monitoren. Ook is het in kaart brengen en houden van de gevolgen van te kiezen opties bij ingewikkeldere besluiten een echte uitdaging. Er bestaan hiervoor softwaretools:

  • Business intelligence tools bieden toegang tot informatie die het mogelijk maakt beslissingen te nemen op basis van onder meer prestatiegegevens. Handig dus, want álles dat nodig is voorafgaand aan beslissingen is op één plek en in real time toegankelijk voor iedere belanghebbende.

    - Softwarevergelijkingsplatform Capterra biedt u een overzicht van betaalde én gratis business intelligence tools

  • Beslissingsondersteunende systemen helpen teams in het daadwerkelijk nemen van beslissingen. Ze helpen onder meer prioriteiten te stellen en gevolgen van mogelijke keuzes via simulaties in kaart te brengen.

    - Bekijk via Capterra diverse beslissingsondersteunende tools

Afsluitend wensen we u en uw thuiswerkende team(s) veel wijsheid toe in het groepsmatig nemen van beslissingen. Ook geven wij u graag nog mee:

“Empowerment requires managers to give their employees both the tools they need to make high-quality decisions and the right level of guidance and involvement from above as they do so.

~ McKinsey & Company

Faciliteer

LEES MEER OVER HEDENDAAGS WERKGEVERSCHAP

>> Thuiswerkende teams managen: 5 tips

>> Thuiswerkende professionals werven? Let op deze skills en eigenschappen

>> Traineeships: de brug tussen talenten en moeilijk vervulbare functies

>> Hoe u medewerkers op afstand erkent en waardeert

>> Het belang van metacognitieve denkers voor uw organisatie