Bewaak uw innovatiekracht met creatieve sessies op afstand

Ruben
Blog image week 44.jpg

Veel signalen wijzen erop dat de gemiddelde productiviteit van werknemers niet is afgenomen tijdens de versnelde opkomst van thuiswerken. Sterker nog, vanuit diverse branches melden bedrijven dat de productiviteit van thuiswerkende teams en individuen – in elk geval voorlopig – hoger ligt dan toen er dagelijks vanuit kantoor werd gewerkt. Anderzijds lijkt de creativiteit van werknemers door thuiswerken wél onder druk te staan. Bedrijven die inleveren op creatief vermogen lopen risico innovatiekracht te verliezen, blijkt uit onderzoek van onder meer Microsoft.* Daarom in dit artikel handige links en praktische pointers voor het leiden van creatieve sessies op afstand.

Wat is een creatieve sessie?

Een creatieve sessie is een bijeenkomst waarin deelnemers buiten gebaande mentale paden treden om richting een gezamenlijk doel nieuwe ideeën of beslissingen te formuleren. Creatieve sessies bestaan uit mentale oefeningen, toepassingen en uitdagingen die zijn gericht op het aanwakkeren van originele gedachten.

Waarom een creatieve sessie?

Creatieve sessies worden ingezet om vraagstukken/uitdagingen te behandelen die niet met standaard bedrijfsprocessen kunnen worden aangepakt. Ideeëngeneratie, het kiezen van een juiste oplossing, het schetsen van langetermijndoelen, het verkrijgen van nieuwe zelf-/teaminzichten et cetera; creatieve sessies helpen u doeltreffend te zijn, daar waar het antwoord niet voor de hand ligt.

Een creatieve sessie, maar welke - en met wie?

Nadat u vaststelt dat een vraagstuk een creatieve oplossing nodig heeft, bepaalt u welke vorm van toepassing is op uw vraagstuk en team. Gaat u voor een variant op de vertrouwde brainstorm, of kiest u een modernere (mini) design sprint of zelfs heuse hackathon? Keuze en variaties genoeg!

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TIP: Download dit gratis e-book van Josine Gouwens, waarin ze uitlegt welke van 75 typen creatieve sessies uw uitdaging kan helpen aanpakken. Niet alle voorbeelden zijn remote, maar met een beetje creativiteit goed om te buigen naar onlinebijeenkomsten. Uit het e-book dat we verderop in dit artikel delen haalt u meer handige pointers m.b.t. welke vormen en technische tools geschikt zijn voor uw type uitdagingen.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bepaal naast eventueel uitgenodigde derde partijen welke teamleden u nodig heeft en wat hun rol zal zijn in het creatieve proces. U kunt tijdens creatieve sessies op afstand minder goed groepsgewijs overleggen en werken, hou hier rekening mee in het bepalen van de groepsgrootte en specifieke deelnemers. Hiernaast zijn natuurlijk uw beschikbare tijd en voorhanden zijnde tools medebepalend in welk soort creatieve sessie het best past.

De basic tools voor elke sessie

Over tools gesproken, welke u ook kiest, kies sowieso voor een groepsvideo-applicatie – en dus niet voor alleen audio. Voor creatieve sessies op afstand geldt het oude adagium ‘een beeld zegt meer dan duizend woorden’. Kies dus video liever dan audio en geniet van soepeler verlopende sessies, beter gefocuste deelnemers en sneller tot stand gekomen tastbare resultaten.

De andere onmisbare tool voor vrijwel elke creatieve sessie op afstand is een digitaal whiteboard, waaraan iedere deelnemer in real-time aan kan bijdragen: 

Week 44 Whiteboard

Voorbeeld van een digital whiteboard-applicatie: Miro

Enkele degelijke en gratis te gebruiken digital whiteboards zijn:

  • Whiteboard voor Microsoftgebruikers
  • Jamboard voor Google-gebruikers
  • WBO en Webboard, beiden web based en dus geschikt voor alle besturingssystemen - handig voor (multidisciplinaire) online creatieve sessies waarin deelnemers verschillende besturingssystemen gebruiken

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TIP: Lees ons blogartikel over het creëren van een aangename online werkcultuur voor nog meer info over digitale tools, hun rules of engagement en meer.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Het voorbereiden van uw creatieve sessies op afstand

Een degelijke voorbereiding is cruciaal voor een vruchtbare creatieve sessie op afstand, volgens Noortje Habets – Product Lead bij Blendle. Vanuit haar expertise in remote creative sessions schreef ze een zeer informatief Mediumartikel, waarin onder meer vijf stappen voor een goede voorbereiding worden omschreven:

  1. Zorg ervoor dat u het volledige proces zelf doorloopt voordat de sessie plaatsvindt. Creëer daarvanuit een duidelijk stappenoverzicht.
  2. Bepaal hoeveel tijd u nodig heeft voor elke stap. (De maximaal aangeraden tijd voor een online creatieve sessie is 90 minuten, blijkt uit YER's research voor dit artikel. Over het algemeen wordt elke 15 minuten een minipauze aangeraden.)
  3. Bepaal de tools die u gaat gebruiken; achterhaal precies welke bestanden en applicaties nodig zijn.
  4. Zorg ervoor dat uw ondersteunende documenten en/of slides voorafgaand aan de creatieve sessie klaarstaan ​en zorg voor deelbare links ernaartoe.
  5. Het kan handig zijn om uw schema voorafgaand met uw groep te delen – afhankelijk van de inhoud en context van de sessie natuurlijk.

Week 44 Voorbereiding

Pointers voor tijdens uw creatieve sessies op afstand

Het is zover, de creatieve sessie op afstand begint. Probeer vanaf dit moment op de volgende zaken te letten:

  • Heet bij aanvang iedereen welkom en stel alle vizieren scherp door de doelstelling van de sessie nadrukkelijk te benoemen (of herhalen), evenals de rol van elke aanwezige. Wees hierin zo concreet als u kunt, laat ruimte voor vragen en haal waar mogelijk tastbare voorbeelden aan.
  • Zorg voor een introductierondje als ijsbreker; creativiteit vloeit het best als men op het gemak is. Als iedereen elkaar al kent kunt u ervoor kiezen om bijvoorbeeld iedereen een verhaal te laten delen over een opvallend item uit hun thuiswerkomgeving. Dit is gelijk een goede manier om bij aanvang het beeld en geluid van elke individuele deelnemer te testen en waar nodig te verbeteren.
  • Vraag mensen één voor één directe vragen. Tijdens online creatieve sessies is groepsgewijs praten technisch onmogelijk, dus men moet sowieso om beurten spreken. Om iedereen betrokken te laten zijn, spreekt u deelnemers persoonlijk aan en stelt u vragen zoals...

    • Wat vind jij hier het meest interessant aan, en waarom?
    • Wat is je minst favoriete onderdeel, en waarom?
    • Ben je er blij mee?
    • Als je er iets aan zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TIP: Download dit gratis Engelstalige e-book (aangeboden door visual collaboration tool Mural), waarin onder meer haarfijn wordt uitgelegd waaraan een goede facilitator voor online creatieve sessies dient te voldoen.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Keep it engaging

Zorg tot slot voor een engaging meeting door voldoende tijd in te plannen voor (mini)breaks en ruimte te laten voor spontane ideeën en momenten. De aandacht van deelnemers is in online meetings moeilijker vast te houden, dus hou hiermee rekening in uw voorbereiding en vooral tíjdens uw digitale creatieve sessies op afstand.

Voelt u de aandacht verslappen? Waarom niet een ’30 second dance break’ of een tekenwedstrijdje: ‘wie tekent de grappigste clown in 1 minuut’? Het duurt niet lang en is niet hoogdravend, maar het zorgt wél voor verrassende momenten die uw deelnemers opfrissen en klaarmaken om nieuwe input te leveren.

We gaan ervanuit dat u met de info en downloads uit dit artikel vermakelijke, soepel verlopende en vruchtbare creatieve sessies op afstand neerzet. YER wenst u vervolgens veel plezier met uw vers ingewonnen creatieve input en alles wat daaruit voortkomt.

LEES MEER OVER HEDENDAAGS WERKGEVERSCHAP

>> Thuiswerkende teams managen: 5 tips

>> Thuiswerkende professionals werven? Let op deze skills en eigenschappen

>> Traineeships: de brug tussen talenten en moeilijk vervulbare functies

>> Hoe u medewerkers op afstand erkent en waardeert

>> Het belang van metacognitieve denkers voor uw organisatie

Bronnen: *Microsoft, Miro & Harvard Business Review