Executive Assistant Management

Doorsturen
 
  • Aanbod €38.000 - €45.000
  • Functiegroep Support
  • Dienstverband Fulltime
  • Vacaturenummer 8507600
  • Locatie Amsterdam
  • Contract Detachering via YER
  • Branche Consultancy & HR

Over deze vacature

Ben jij die energieke en flexibele assistant die orde in chaos kan scheppen? Die het ene moment linksom en het andere rechtsom kan meebewegen met een team? Wij zijn op zoek naar een vlotte Executive Assistant voor een dynamische management consultancy firma in Amsterdam. Je komt te werken voor een jong team (4 Partners en hun medewerkers). Prachtige locatie (met parkeergelegenheid).

Functie

Je krijgt een breed taken- en verantwoordelijkhedenpakket zowel organisatorisch, administratief, facilitair, projectmatig en op het gebied van business development, o.a.:

  • Beheren en bewaken van de agenda’s van Partners/Principals en plannen van afspraken. Verzekeren dat schema van Partner/Principal wordt gevolgd en gerespecteerd (gatekeeper zijn).
  • Boeken van reizen (incl. visa, inchecken), hotels en restaurants plannen, vergaderingen/meetings en lunches organiseren en voorbereiden; telefoongesprekken en videoconferenties opzetten onderhouden nationale en internationale telefonische contacten op directieniveau.
  • Documenten kopiëren of inbinden; aantekeningen maken tijdens vergaderingen
  • Indienen van timesheets en expense reports, bijhouden mileage, telefoonkosten, etc.
  • Ondersteunende taken uitvoeren (o.a. recruitment)
  • Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en betrokken consultants en assisteren van teamleden van Partners/Principals bij organiseren vergaderingen en meetings
  • Proactief bijwerken van dossiers en aanpassen van klantgegevens in CRM database (InterAction); ownership nemen bij maken van mailings naar klanten/externe contacten bij (internationale) events, incl. voorselectie maken van contacten



Bedrijf

Wereldwijd opererende management consultancy organisatie in hartje Amsterdam.

Aanbod

  • Dynamische, internatonale werksfeer
  • Prachtige locatie
  • Goed salaris
  • Pensioenbijdrage
  • 25 vakantiedagen
  • Gratis parkeren bij werklocatie en goed bereikbaar met OV
  • Prestatie afhankelijke (persoonlijk en bedrijfsprestaties) bonus
  • Collectieve ziektekostenregeling

Profiel

Herken jij jezelf in het volgende profiel?

Je bent een ervaren assistant (3-5 jaar werkervaring) op HBO werk-denkniveau. Je hebt een open instelling, een ‘no-nonsense’ houding en een enthousiaste uitstraling; Je beweegt je gemakkelijk op ieder niveau en wordt gemotiveerd door het topmanagement milieu. Je weet op de juiste manier de benodigde zaken gedaan te krijgen en informatie te vergaren. Je hebt een dienstverlenende, flexibele en collegiale instelling (geen 9-5 mentaliteit). Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Verder ben je intelligent en in staat zelfstandig situaties in te schatten en conform te handelen. Je bent representatief, hebt gevoel voor stijl en oog voor detail. Je bent discreet en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan. Gevoel voor humor wordt gewaardeerd!

Aangezien de consultants vaak afwezig zijn en een hoge werkdruk kennen,ben je gewend in hoog tempo te werken en tal van zaken zelfstandig af te handelen. Je beschikt over een natuurlijk overwicht, neemt initiatief waar mogelijk en koppelt tijdig terug. Je bent organisatorisch sterk en bent in staat om verschillende complexe zaken zelfstandig af te handelen. Je denkt mee en vooruit en bent creatief in het vinden van alternatieven. Je weet te allen tijde overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en deadlines te bewaken. Je bent service georiënteerd, flexibel en heeft een ‘can-do’ mentaliteit. Je bent in staat een hoge kwaliteit af te leveren omdat je gestructureerd, accuraat, en onder druk kan werken. Je streeft naar perfectie, zoekt altijd naar manieren om de kwaliteit en de efficiency verder te verbeteren. Je bent vaardig in het opbouwen van een relevant netwerk zowel binnen als buiten de organisatie en je benut en onderhoudt deze contacten op een zelfstandige manier. Je bent een teamspeler en gesprekspartner op alle niveaus.

• Excellente kennis van (business) Nederlands en Engels (gesproken en geschreven)

• Sterk in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint) alsmede Social Media web platforms (LinkedIn, …)



• Sterke interpersoonlijke skills: is gesprekspartner op alle niveaus

• Bedreven in het schrijven van business documenten en beantwoorden van e-mails





Doorsturen