Management Assistant - HR/MT

Doorsturen
 
  • Aanbod € 35.000 - € 50.000
  • Functiegroep Support
  • Dienstverband Fulltime, Parttime
  • Vacaturenummer 8422800
  • Locatie Amsterdam
  • Contract In dienst van opdrachtgever
  • Branche Legal

Over deze vacature

Zin in een zeer uitdagende baan bij een kantoor dat echt wat teweegbrengt? Een baan waarin jouw inbreng bij de zeer diverse werkzaamheden van groot belang is, maar waar ook ruimte is voor teamreisjes, sportevenementen en een borrel? Voor een grote corporate office in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Management Assistant (36-40 uur). Een echte spil en visitekaartje op directieniveau.

Functie

Als MA ben je de spil binnen het kantoor en ondersteun je o.a. het Management Team en Hoofd HR. Verder ondersteun je ook deels de HR Manager en de Finance Manager. Je werkzaamheden zijn bijzonder divers en erg sensitief. De belangrijkste zijn:

  • Communicatie: jij bent zowel intern als extern het eerste aanspreekpunt. Het visitekaartje dus. Je werkt in deze functie intern veel samen met internationale collega’s en met afdelingen als Finance, HR, Facilities en Marketing. Extern onderhoud je vooral professioneel contact met leveranciers
  • Complex agendabeheer: jij stelt de prioriteiten voor de diverse agenda’s die je ondersteunt. Je bewaakt de deadlines en je plant afspraken in. Ook organiseer je de logistieke aspecten rondom de afspraken zoals vervoer, vergaderruimtes, catering en het voorbereiden van presentaties en stukken
  • E-mail beheer: je screent binnenkomende e-mails. Je filtert ze op acties en gaat hiermee aan de slag, of legt ze ter behandeling voor
  • Organiseren: je organiseert verschillende activiteiten zoals kleine interne events, lunches en diners. Daarnaast regel jij de zakenreizen voor de verschillende stafhoofden. Je boekt de vluchten en hotels, zet een reisschema in elkaar en regelt ook meteen het visum als dat nodig is. Verder ben je verantwoordelijk voor de sint- en kerstgeschenken voor heel kantoor. Je bent het aanspreekpunt voor de KvK en Company.info. Jij regelt toegang tot de sites, houdt de lijsten up-to-date. Beheert diverse e-mailaccounts. Je bent dan ook aanspreekpunt voor de algemene kantoormail. Die filter je en stuur je door naar de juiste persoon
  • Administratief: je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van zeer uiteenlopende facturen voor kantoor. Je beheert o.a. de database met alle Engagement Letters, slaat nieuwe erin op en stuurt EL’s rond op verzoek en je werkt stukken uit
  • Je ondersteunt de Partnership Executive bij alle sponsor en CSR verzoeken. Houdt de begroting samen met haar bij, bewaakt deadlines van contracten, verwerkt betaalopdrachten en facturen
  • Voor de Partnergroep ben jij samen met de Partnership Executive het aanspreekpunt voor de partners. Je regelt alles rondom hun administratie, denk aan verzekeringen, sabbatical, beoordelingen en vergaderingen
  • Voorbereiden van MT-overleg
  • Het maken van de interne planning voor de jaarlijkse beoordelingsronde, als ook de bijhouden intranetcommunicatie hierover
  • Notuleren en uitwerken HR Managersoverleg
  • Ondersteunende werkzaamheden zoals het verwerken van facturen, contracten, het organiseren van reizen en het coördineren van de verjaardagen en andere events binnen afdeling HR

Bedrijf

Bekend internationaal corporate office gevestigd in monumentaal pand in Amsterdam.

Aanbod

Wat bieden zij:

  • Een mooie rol in een hecht team
  • Een goed salaris
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een aantrekkelijke pensioensregeling, goede reiskostenvergoeding, abonnement bij een luxe gym in Amsterdam en trainingen als bijvoorbeeld mindfulness of communicatie
  • Een goede sfeer in een dynamisch bedrijf
  • Winstdeling uitbetaald in de maand juli

Daarnaast vinden zij het belangrijk om te genieten. Daarom hebben zij de lekkerste koffie van hun eigen barista, gaan ze jaarlijks met het team naar een leuke stad en organiseren ze spectaculaire kerstfeesten. En natuurlijk zal de vrijdagmiddagborrel niet ontbreken. Sportievelingen kunnen zich ook aansluiten bij bijvoorbeeld ons hockey- of tennisteam. En ga gezellig met hen mee op wintersport!

Profiel

Zij zoeken:

Voor deze afwisselende functie zoeken zij een enthousiaste aanpakker die proactief meedenkt en ook onder tijdsdruk secuur werk aflevert. Je vindt het belangrijk jouw team zo goed mogelijk te ondersteunen en verleent moeiteloos uitstekende dienstverlening. Je staat stevig in je schoenen, bent daadkrachtig, flexibel en een echte teamplayer. Daarnaast voel je goed aan hoe je met verschillende mensen om moet gaan en uiteraard ga je zeer discreet om met vertrouwelijke informatie.

Verder beschik je over minimaal HBO werk- en denkniveau en minstens drie jaar relevante werkervaring binnen een professionele organisatie, bij voorkeur met een partnerstructuur. Vanwege het internationale karakter van deze organisatie is het belangrijk dat je naast Nederlands ook de Engelse taal zeer goed beheerst.

Doorsturen