Personal Assistant/Legal Secretary

Doorsturen
 
  • Aanbod € 35.000 - € 50.000
  • Functiegroep Support
  • Dienstverband Fulltime
  • Vacaturenummer 8134400
  • Locatie Amsterdam
  • Contract In dienst van opdrachtgever
  • Branche Legal, Consultancy & HR

Over deze vacature

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en zeer proactieve (legal) secretaresse/PA die ervaring heeft in een internationale, corporate partnerstructuur. De juiste kandidaat kan snel schakelen en onder tijdsdruk goede kwaliteit leveren.

Functie

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het proactief organiseren van de praktijk van een zeer gerenommeerde partner. De belangrijkste aspecten hiervan zijn:

  • Complex agendabeheer: het stellen van de juiste prioriteiten voor de partner en goed inschatten welke afspraken echt van belang zijn (hij is veel onderweg en zijn planning moet zeer goed gemanaged worden). De logistieke aspecten van de afspraken organiseer jij ook, waaronder vervoer, vergaderruimtes, afspraken met catering, voorbereiden van dossierstukken, etc.
  • E-mail beheer: het lezen en screenen van binnenkomende e-mails, deze onderverdelen naar prioriteit, draft antwoorden schrijven, e-mails doorzetten naar anderen om opgepakt te worden of aan de partner voorleggen ter behandeling;
  • Activiteiten: het organiseren van verschillende activiteiten van de partner, zoals events met cliënten, diners, presentaties en andere marketing gerelateerde bezigheden. Je boekt reizen en chaffeurs voor de partner en past reserveringen aan indien nodig.
  • Communicatie: jij bent het eerste aanspreekpunt voor zowel de interne als externe cliënten. Je houdt deadlines in de gaten en adviseert de partner hier proactief op;
  • Administratief: je bent tevens verantwoordelijk voor de meer administratieve aspecten van de praktijk, zoals het intern aanmelden van nieuwe zaken, het coördineren van afspraken met cliënten over nieuwe zaken, tijdschrijven van de partner, engagement letters maken etc.

Bedrijf

Onze opdrachtgever is een grote toonaangevende internationale legal firm met een open, diverse en ambitieuze cultuur.

Aanbod

Vaste baan op een mooie locatie bij een zeer vooraanstaand advocatenkantoor. Internationale en gedreven cultuur waar mogelijkheden zijn voor persoonlijke ontwikkeling.

Profiel

Deze functie is geschikt voor iemand met een HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante werkervaring binnen een corporate omgeving of organisatie met een partnerstructuur. Een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal en Business English is een absoluut vereiste.

Iemand die het leuk vindt om veel zaken tegelijk aan te pakken en daarbij een goed overzicht kan houden. Een PA die het een uitdaging vindt om zich in te zetten voor een perfecte dienstverlening aan cliënten en bereid is zich vol in te zetten om het doel te bereiken, samen met de partner.

Het is belangrijk dat je sterk in jouw schoenen staat, daadkrachting bent, hands-on, oog voor detail hebt en over goede communicatieve vaardigheden beschikt. Je voelt goed aan hoe je met verschillende mensen om moet gaan. Uiteraard ga je discreet om met vertrouwelijk informatie.

Je hebt ervaring met het plannen van meetings, events en reizen. Je weet snel de juiste weg te vinden voor het boeken van o.a. een chauffeur of vliegticket. Verder wordt flexibiliteit, proactief meedenken en het kunnen omgaan met ad-hoc veranderingen van je gevraagd in deze functie.

Doorsturen