Personal Assistant

Doorsturen
 
  • Aanbod € 35.000 - € 50.000
  • Functiegroep Support
  • Dienstverband Fulltime
  • Vacaturenummer 7874300
  • Locatie Gelderland
  • Contract In dienst van opdrachtgever
  • Branche Medical & Health

Over deze vacature

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Personal Assistant.

Functie

Je bent als managementassistent primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur en de adjunct-directeur Strategieontwikkeling. Je hebt als rechterhand een belangrijke coördinerende, secretariële en organisatorische rol. Door jouw accuratesse, vooruit- en meedenken en proactieve houding zorg je voor een optimale ondersteuning en draag je er mede zorg voor dat werkzaamheden en activiteiten tijdig worden ingepland en uitgezet. Je houdt steeds het overzicht en signaleert knelpunten voortijdig.

Je bent uitstekend in staat signalen en verschillende situaties te interpreteren, prioriteiten te stellen en hiernaar te handelen. Je vervult een belangrijke verbindende rol met het secretariaat Raad van Bestuur en de overige organisatie­onderdelen. Je hebt veel contact met de directiesecretariaten van onze samenwerkingspartners. Daarnaast ondersteun je de beleidsadviseurs waar nodig bij het plannen en organiseren van complexe afspraken, bijeenkomsten, et cetera.

Als eerste aanspreekpunt handel je zoveel mogelijk vragen zelfstandig af.

Tot jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden behoren verder:

  • Het beheren van de agenda in brede zin, waaronder het plannen van afspraken en werkzaamheden, het stellen van prioriteiten, signaleren van eventuele knelpunten en daar proactief naar handelen
  • Afhandelen van (e-mail)correspondentie: rubriceren, prioriteren en waar mogelijk zelfstandig afhandelen
  • Bieden van vergaderondersteuning aan in- en externe vergaderingen/besprekingen op organisatorisch, administratief als ook inhoudelijk gebied. Indien gevraagd notuleer je vergaderingen/besprekingen en bewaak je de voortgang en afwerking van actiepunten
  • Ondersteuning bieden bij de organisatie van bijeenkomsten, congressen en symposia
  • Voorbereiden van rapportages waarbij je de gegevens verzamelt, inventariseert, analyseert en verwerkt
  • Redigeren en verzorgen van correspondentie
  • Signaleren van knelpunten in processen en voorstellen doen voor verbetering. Het optimaal inzetten van digitale mogelijkheden voor een vloeiende en efficiënte werkwijze
  • Zelfstandig afhandelingen van voorkomende administratieve en organisatie werkzaamheden
  • Waarnemen voor je collega managementassistenten

Bedrijf

  • Opdrachtgever in Nijmegen

Aanbod

  • Jaarcontract via opdrachtgever

Profiel

Je legt de lat voor jezelf graag hoog en je voelt je prettig in een omgeving waar het ambitieniveau hoog ligt. Je weet je weg te vinden binnen een complexe organisatie en bent uitstekend in staat om op een natuurlijke en correcte manier in te spelen op diverse (complexe/urgente) situaties. Je houdt je staande in een omgeving waar veel partijen hoge eisen aan je stellen en je kunt hoofd- en bijzaken prima van elkaar onderscheiden. Je kunt zowel uitstekend in een team als zelfstandig werken. Je bent flexibel als persoon en qua inzetbaarheid. Tevens ben je discreet, stressbestendig, representatief en communicatief. Je bent makkelijk in de omgang en hebt relativeringsvermogen. Daarnaast beschik je over:

  • minimaal HBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde Directiesecretaresse of Management Assistente opleiding
  • Minimaal 2 jaar recente werkervaring in een complexe organisatie in een soortgelijke functie
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Kennis van de Duitse taal is een pre
  • Veel ervaring met het MS Office pakket. Ervaring met Sharepoint en Apple devices zijn een pre
  • Kerncompetenties: organisatiesensitiviteit, integriteit, accuraat, organisatievermogen en communicatief
  • Het betreft een functie voor 32 – 36 uur/week
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure
Doorsturen