Sr. Management Assistant

Doorsturen
 
  • Aanbod Aantrekkelijke functie met uitstekende voorwaarden
  • Vakgebied Support
  • Dienstverband Fulltime
  • Vacaturenummer VAC-10016840
  • Locatie Veldhoven
  • Type overeenkomst Detachering via YER
  • Branche High Tech

Over deze vacature

Krijg je energie van het ondersteunen van een aantal managers in een dynamische omgeving? Als Senior Management Assistent/ Coördinator fungeer je als ambassadeur voor onze opdrachtgever, zowel intern als extern. Je ondersteunt de managers op een administratieve & georganiseerde manier, waarbij je proactiviteit, initiatief, discretie en vertrouwelijkheid toepast om een ​​effectieve en efficiënte uitvoering van alle managementondersteunende activiteiten te garanderen. Daarnaast coördineer je een groep Management Assistants.

Functie

Als Senior Management Assistant/Coördinator beheer je en neem je verantwoordelijkheid voor je werk, terwijl je een sterke drive toont om zinvolle resultaten te behalen en vastberadenheid toont bij obstakels. Je gaat proactief op zoek naar manieren om de klantenservice te verbeteren en managet zelfstandig de verwachtingen en komt tegemoet aan de (toekomstige) behoefte van de manager. Met een helikopterview signaleer je kansen voor procesverbetering en ben je continu op zoek naar nieuwe manieren van werken in onze snel veranderende omgeving. Samenvattend verwachten we dat je als Senior Management Assistant/Coördinator:

  • Zoek naar mogelijkheden om de dagelijkse werkzaamheden voor het team en algemene processen te optimaliseren
  • Proactief informatie delen en feedback geven aan anderen
  • Wees een senior rolmodel voor de rest van je team door een feedbackcultuur met open communicatie te stimuleren
  • Wees een teambuilder en begrijp het belang van het delen van kennis
  • Bewust werken om het team en de ondersteuning naar een hoger niveau te brengen
  • Beheer de verwachtingen van het management ter ondersteuning
  • Eén afgestemde manier van werken binnen het secretariaat
  • Input geven voor het stellen van doelen

De taken van de Senior Management Assistant/Coördinator omvatten:

  • Agenda- & vergaderbeheer: Beheer effectief en efficiënt de agenda van meerdere managers.
  • E-mailbeheer: Proactieve screening en sortering inbox.
  • Communicatie: Versturen van mededelingen, nieuwsbrieven, rapportages etc. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen of verzoeken van interne en externe partijen aan aangestelde managers of afdeling. Contacten onderhouden met verschillende stakeholders in het bedrijf, maar ook met bezoekers, klanten, leveranciers en/of externe relaties.
  • Facilitaire diensten: b.v. registratie en ontvangst van bezoekers.
  • Reis- en onkostenbeheer: Optimaliseer reizen met een hoge complexiteit in verschillende tijdzones, denk vooruit en neem beslissingen. Reiskostendeclaraties maken.
  • Voorbereiding en deelname vergadering: Organiseren en coördineren van vergaderingen (bijvoorbeeld workshops, evenementen) van de toegewezen afdeling of managers, notuleren en verspreiden van notulen en actielijsten.
  • Ondersteuning bij project- en jaarplanning: Betrokken bij toegewezen projecten. Algemene kennis verwerven van het afdelingsjaarplan, activiteiten, projecten en dagelijkse prioriteiten om een ​​vlotte informatie- en werkstroom te garanderen. Borg samen met andere ondersteunende afdelingen de kwaliteit en uitvoering.
  • Ondersteunen van de uniformiteit in agenda's van personeelsvergaderingen.


Bedrijf

ASML, een succesvolle Nederlandse hightechonderneming, produceert complexe lithografie machines die chipproducenten inzetten voor de productie van IC’s. ASML loopt voorop in de technologie en levert systemen aan alle toonaangevende chipfabrikanten over de hele wereld. De medewerkers van ASML behoren tot de creatiefste denkers in de natuurkunde, wiskunde, scheikunde, werktuigbouwkunde en software. Zij werken dagelijks samen in hechte multidisciplinaire teams waarin men naar elkaar luistert, van elkaar leert en onderling ideeën uitwisselt. Het is de ideale omgeving voor professionele ontwikkeling en persoonlijke groei. Het hoofdkantoor van ASML bevindt zich in Veldhoven.

Aanbod

  • Een mooie rol bij een prachtig en bekend bedrijf voor 32-40 per week
  • Een goed salaris (afhankelijk van je werkervaring)
  • Reiskostenvergoeding
  • Vakantiegeld (8,33%) en 25 vakantiedagen
  • Pensioenregeling via Stipp
  • Persoonlijke begeleiding en vakgerichte trainingen en cursussen
  • Professionele omgeving en leuke collega’s


Profiel

Opleiding en ervaring:

  • Je hebt een bachelordiploma (hbo) of vergelijkbaar niveau op basis van werkervaring
  • Minimaal 7-10 jaar ervaring als Managementassistent of in een soortgelijke ondersteunende rol in een internationale omgeving
  • Je spreekt en schrijft vloeiend Engels en Nederlands
  • Ervaring met complex agendabeheer is een must
  • Uitstekende kennis en vaardigheid om hybride meetings en events te faciliteren
  • Ervaring met werken in dynamische internationale omgevingen
  • Ervaring met het werken voor meerdere stakeholders is een grote pre

Vaardigheden

Om te gedijen in deze baan, heb je de volgende vaardigheden nodig:

  • Sterke communicatieve vaardigheden en de sensitiviteit om met verschillende belanghebbenden om te gaan, op alle organisatieniveaus
  • Je bent een teamspeler
  • Fungeren als een rolmodel en verantwoordelijkheid nemen
  • Je bent resultaatgericht
  • Je bent technisch onderlegd (natuurlijke interesse in IT-tooling en je maakt nieuwe systemen snel eigen)
  • Je hebt een positieve insteek en een drive naar succes
  • Je bent een proactief en enthousiast persoon, neemt initiatief, voelt je thuis in een internationale en hectische omgeving en weet onder druk prioriteiten te stellen
  • Je bent in staat zelfstandig te werken, problemen tijdig te signaleren en op te lossen en indien nodig te escaleren
  • Je bent in staat om zakelijke aangelegenheden met absolute discretie en vertrouwelijkheid af te handelen
  • Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en doet aanbevelingen ter verbetering van de verdere professionalisering van het secretariaat
Doorsturen