Management Assistant

Doorsturen
 
  • Aanbod Aantrekkelijk salaris
  • Vakgebied Support
  • Dienstverband Fulltime
  • Vacaturenummer VAC-10014472
  • Locatie Amsterdam, New York
  • Type overeenkomst Detachering via YER
  • Branche High Tech

Over deze vacature

Management Assistant voor groeiende organisatie in Amsterdam gezocht!

De Management Assistant is verantwoordelijk voor het bieden van uitgebreide secretariële ondersteuning en het beheren van de dagelijkse activiteiten van een Senior Executive en zijn managementteam (MT). Het managementteam van Bridgestone Mobility Solutions (BMS) bestaat uit CEO, COO en VP's, allemaal gevestigd in Europa.

Functie

In deze rol ben je betrokken bij alle segmenten van een BMS-afdeling waardoor je een brede scope van de afdeling en de organisatie krijgt. Je bent de schakel tussen deze segmenten en er wordt verwacht dat je synergie stimuleert en hiervoor zorgt.

In deze functie ben je de Management Assistant met een aantal office management taken:

  • Ondersteun het MT bij hun dagelijkse werkzaamheden;
  • Handhaaf zeer dynamische schema's, inclusief planning en voorbereiding van vergaderingen en reizen;
  • Bijhouden van een follow-up dossier om het MT proactief te informeren over aankomende evenementen, activiteiten, afspraken, vergaderingen en deadlines;
  • Beantwoorden van vragen en oplossen van problemen die niet de aandacht van het MT vereisen;
  • Organiseren van on- en offsite evenementen, inclusief sociale evenementen voor het Amsterdamse team;
  • Plan interne en externe meetings/vergaderruimtes;
  • Onkosten verwerken in Concur en inkooporders beheren;
  • Externe gasten ophalen en koffie verzorgen, lunches regelen;
  • Ondersteunen van de Amsterdamse office management (Ex: leaseauto's voor Benelux);
  • Regelen van interne verhuizingen van de teams;
  • Uitvoeren van diverse ad hoc/administratieve taken.

Bedrijf

Webfleet Solutions is een van 's werelds toonaangevende leveranciers van telematicaoplossingen, gespecialiseerd in wagenparkbeheer, voertuigtelematica en connected car-diensten. De belangrijkste Software-as-a-Service-oplossing WEBFLEET wordt door bedrijven van elke omvang gebruikt om de voertuigprestaties te verbeteren, brandstof te besparen, chauffeurs te ondersteunen en de algehele efficiëntie van het wagenpark te vergroten. Daarnaast levert Webfleet Solutions diensten aan de verzekerings-, verhuur- en leasingsector, auto-importeurs en bedrijven die inspelen op de behoeften van zowel bedrijven als consumenten. Webfleet Solutions heeft wereldwijd meer dan 50.000 klanten en bedient chauffeurs in meer dan 100 landen, waardoor ze het sterkste lokale ondersteuningsnetwerk in de branche hebben en het grootste aanbod aan sectorspecifieke toepassingen en integraties van derden. Klanten profiteren elke dag van de hoge normen van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van hun ISO/IEC 27001:2013 gecertificeerde service, opnieuw gecontroleerd in november 2018.

Webfleet Solutions maakt deel uit van Bridgestone Europe NV/SA (“Bridgestone”), een dochteronderneming van Bridgestone Corporation, een leider in geavanceerde oplossingen en duurzame mobiliteit.

Aanbod

Wat bieden wij?

  • Een zeer boeiende rol in het cutting-edge veld van telematica.
  • De kans om te werken in een snel veranderende, innovatieve en internationale omgeving, met allerlei verschillende landen en culturen.
  • De mogelijkheid om het bedrijf volledig te begrijpen en ermee te integreren;

Laten we de goede dingen niet vergeten!

  • 25 jaarlijkse vakantiedagen;
  • Tot 3 dagen per week op afstand werken;
  • Onbeperkt toegang tot e-learning;
  • Sociaal comité: kantoorfeesten met eten en drinken;
  • Aantrekkelijk salaris en pensioenregeling.

Profiel

Wie ben jij?

Er is geen vast profiel waar onze Management Assistant aan moet voldoen, maar om succesvol te zijn in deze rol, hebben we dit soort profiel in gedachten:

  • 3-4 jaar management-administratieve ervaring in een bedrijfsomgeving, waarbij verschillende bedrijfsleiders worden bijgestaan;
  • Vloeiend in Nederlands en Engels. Duits of Spaans is een pre;
  • Sterk georganiseerd met veel aandacht voor detail en uitgebreide follow-up indien nodig;
  • Vermogen om te werken in een hoge druk, snel bewegende omgeving;
  • Superieure klantgerichtheid;
  • Sterke computervaardigheden (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Teams - bij voorkeur SRM & Concur);
  • De mogelijkheid om vertrouwelijkheid te handhaven met betrekking tot gevoelige kwesties of informatie is essentieel;
  • Vermogen om prioriteiten te stellen en taken te wisselen gedurende de dag;
  • Vermogen om succesvol te communiceren met individuen op alle niveaus van een organisatie;
  • Superieure mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
  • Proactieve & sterke bedrijfsethiek;
  • Goed oog voor detail en hoge nauwkeurigheid.
Doorsturen