Directiesecretaris

Doorsturen
 
  • Aanbod Marktconform
  • Vakgebied Public
  • Dienstverband Fulltime, Parttime
  • Vacaturenummer VAC-10013100
  • Locatie Zuid-Holland
  • Type overeenkomst Detachering via YER
  • Branche Ruimtelijke ordening

Over deze vacature

Voor een gemeente in Zuid-Holland zoeken wij een Directiesecretaris. Ben jij ervaren in het adviseren op directie-niveau? Ben jij organisatorisch sterk en neem je een goede dosis energie mee? Houd je van een sterk politieke omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functie

Als directiesecretaris en -adviseur ben je een rustpunt voor de directeur, een natuurlijke vertrouweling waarmee hij/zij over van alles kan sparren. Tegelijkertijd ben je zichtbaar voor het cluster en het Stadhuis, zij weten wat zij aan jou hebben; een behulpzame partner, die tegelijkertijd rol zuiver is en opgaven adresseert waar ze thuishoren. Je draagt eraan bij dat, in welke portefeuille je ook actief bent, er werkafspraken zijn die de boel goed doen lopen en jou helpen jouw rol te pakken.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat er achter de schermen processen goed moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment in de week ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en een ander moment sta je aan de lat om een hete aardappel goed in organisatie te beleggen.

Daarnaast vragen we je mee te denken over hoe we benodigde werkzaamheden effectiever en efficiënter kunnen organiseren, zonder dat er gaten vallen in de huidige dienstverlening voor de directie en het bestuur. Je onderzoekt, analyseert, structureert en signaleert mogelijke afwijkingen, knelpunten, kansen en bedreigingen voor de werkzaamheden gerelateerd aan de afdeling en brengt op basis hiervan een advies uit.

De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

  • Je draagt eraan bij dat zaken niet blijven hangen. Je organiseert verbinding.
  • Je organiseert dat de inhoudelijke afdelingen jou van (status)informatie voorzien, daarvoor stel je de juiste vragen op het juiste moment aan de juiste mensen;
  • Je draagt zorg voor een goed en effectief lopend managementteam van de directie;
  • Je legt afspraken vast en door jou weet of leert men wat er moet gebeuren;
  • Je adviseert en denkt mee met collega’s over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken;
  • Tegelijkertijd ben je rol bewust en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken.
  • Je bent voor ‘jouw’ directie de spil voor de processen rondom piekmomenten, zoals voorjaarsretraite, voorjaarsnota- en begrotingsbehandeling voor jouw portefeuille(s);
  • Je escaleert knelpunten met oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties;
  • Je toets een groot aantal bestuurlijke stukken op samenhang en politiek-bestuurlijke aspecten en adviseert hierover, het resterende tijdspad in ogenschouw nemend.
  • Je adviseert ‘jouw’ directeur op zijn/haar uitdagingen en brengt comfort door scherp te zijn op welke dossiers op watvoor wijze zijn/haar aandacht vergen.

Bedrijf

YER Public biedt jou de kans om je kennis en ervaring te laten zien bij publieke organisaties door heel Nederland. Wij zijn de sparringpartner op niveau die jouw carrière de juiste impuls kan geven! Je komt in dienst van YER en gaat aan de slag bij één van onze opdrachtgevers.

Je wordt onderdeel van het leukste recruitment/detacheringsbureau van Nederland. De bedrijfscultuur staat voor ondernemerschap, onafhankelijkheid en vrijheid. Dit zorgt ervoor dat intrinsieke motivatie de belangrijkste drijfveer is voor onze medewerkers. Bovendien hebben wij een bijzonder informele bedrijfscultuur, waarbij regelmatig events worden georganiseerd om je collega's beter te leren kennen.

Aanbod

Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

  • Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
  • 25 vakantiedagen en 8% vakantietoeslag;
  • Reiskostenvergoeding of leaseauto;
  • Goede pensioenregeling;
  • Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
  • Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
  • Intensieve en persoonlijke begeleiding;
  • Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;
  • Inspirerende masterclasses.

Profiel

  • Je hebt een afgeronde wo-opleiding;
  • Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als directiesecretaris of een vergelijkbare functie bij een gemeente, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
  • Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met coördinerende en uitvoerende werkzaamheden bij een overheidsinstantie of gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
  • Je hebt ervaring met bestuurlijke processen.
Doorsturen