Projectondersteuner

Doorsturen
 
  • Aanbod Uitdagende functie binnen non-profit
  • Vakgebied Support
  • Dienstverband Fulltime
  • Vacaturenummer VAC-10003525
  • Locatie Den Haag
  • Contract Via YER
  • Branche Non-Profit

Over deze vacature

Het doel van de inzet van projectondersteuning is dat werkzaamheden van secretariëleadministratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van Strategie bij VNG Realisatie.

Functie

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden


  • Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;
  • Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
  • Beheren van een complexe agenda van de manager;
  • Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;
  • Voorbereiding, inhoudelijke deelneming en verslaglegging van vergaderingen;
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;
  • Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);
  • Het bewaken en zorgdragen van de voortgang van meerdere projecten, projectbudgetten en de projectadministratie;
  • Workflow van documenten op orde stellen en archiveren van (digitale) documenten;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Bedrijf

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten: * werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein; * verbeteren van de dienstverlening; * een efficiënte en wendbare organisatie; * anticiperen op de toekomst. 

Aanbod

Je werkt samen in een team van enthousiaste collega’s en mag rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

  • Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring
  • 25 vakantiedagen en 8% vakantietoeslag
  • Reiskostenvergoeding
  • Intensieve en persoonlijke begeleiding
  • Vakgerichte trainingen of een compleet opleidingstraject


Profiel

  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring op HBO werk- en denkniveau, blijkend uit cv en werkervaring;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie zoals omschreven in deze offerteaanvraag;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het beheren van mailboxen;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met complex agendabeheer;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook);
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met Ibabs en MS Teams;
  • Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie of een middelgrote tot grote gemeente
  • Minimaal 2 jaar ervaring in het bewaken van de voortgang van meerdere projecten en projectbudgetten;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met Agile;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met schrijven en bewaken van financiële rapportages.
  • Proactief
  • Initiatiefrijk
  • Verbindend
  • Snel kunnen schakelen tussen verschillende niveaus van gesprekspartners
  • Goed kunnen analyseren
  • Hands-on mentaliteit
  • •reatieve oplossingen bedenken
  • Flexibel
  • Zorgvuldig
  • Enthousiast
  • Dienstverlenend
  • Kwaliteitsgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)
  • Nauwkeurig
  • Zelfstandig
  • Planmatig
Doorsturen