Blog LEAN-strategie toepassen op het secretariaat

26-06-2017
Lean YER Support Professionals.jpg

Naar mijn mening zijn goede assistants bij uitstek het middel tegen “vele kwalen” in de organisatie, de olie in de machine. Ze lossen aan de lopende band problemen op en zorgen dat processen doorlopen. De vraag die je je als Assistant moet stellen is: ‘los ik structureel iets op of zijn het doekjes tegen het bloeden?’

Hoe zou het zijn als jij en jouw collega’s op het secretariaat structurele verspillingen en knelpunten (= problemen) leren herkennen? Wat zou het effect zijn als jij zelf komt met verbetervoorstellen? LEAN gaat onder andere over specifieke knelpunten structureel op te lossen in plaats van steeds brandjes te blussen. Het is dan ook van belang dat je ze goed leert herkennen, de knelpunten signaleert en daarop anticipeert. Hiermee creëer je zichtbaarheid en waardering voor het secretariaat en daarnaast is het ook nog eens goed voor je persoonlijke ontwikkeling. Een triple-win dus! Interessant om daar eens over na te denken en wat dit voor mogelijkheden biedt.

Belangrijke resultaten van LEAN

  • Knelpunten in ineffectieve processen worden zichtbaar.
  • Zichtbaarheid wordt vergroot in wat het secretariaat bijdraagt.
  • Urgentie ontstaat voor het oplossen van deze knelpunten.

Waardering (klantwaarde) neemt toe.
Vanuit de LEAN-methodiek wordt gekeken naar het creëren van waarde voor de klant in alle processen en hiervoor verspillingen te elimineren. Door verspillingen te reduceren komt er meer ruimte om met de juiste talenten meer waarde te creëren. Laten we een voorbeeld nemen op het inkoopproces,  hier vervullen assistants vaak een belangrijke rol. Veelal zijn dit processen vormgegeven vanuit de functie inkoop zonder betrokkenheid van assistants. Echter in de praktijk blijkt vaak dat het proces verre van eenvoudig is voor de manager en zij delegeren dit aan de assistant. Die moet achter de ontbrekende informatie aan zoals, grootboeknummers, projectnummers, etc. of dat ze keuren namens de manager facturen goed. Het is een complex proces/systeem.

Stel je nu eens voor dat dit inkoopproces zo effectief en eenvoudig vormgegeven is, dat daardoor het dagelijks oplossen van problemen (lees = verspilling) in het proces niet meer nodig zou zijn. Dan houdt jij als assistant tijd over, tijd om echt waarde toe te voegen i.p.v. de dagelijkse brandjes te blussen. Het biedt je ruimte om je te ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van projectmatig werken of je bezig te houden met de interne communicatie. Taken die in de toekomst steeds belangrijker worden.

Als je door een LEAN-bril leert kijken, zijn er diverse soorten verspillingen: voorraad, transport, beweging, wachten, correctie, overbewerking, overproductie en talent verspilling, veel van deze verspillingen komen dagelijks voor.

Uit onderzoek is gebleken dat van alle activiteiten in een organisaties 75% verspilling is. Stel je eens voor dat je deze verspillingen met 20% kunt reduceren. Hoeveel tijd houd je dan over voor activiteiten die echt waarde toevoegen. In het voorbeeld inzake het inkoopproces zitten waarschijnlijk veel van deze 8 verspillingen, waarbij het voor wat betreft de rol van de assistant, veelal zit op correctie, beweging/transport en talent verspilling.

De LEAN-methodiek biedt diverse tools zoals, waardestroomanalyses, KAIZEN, A3, 5S, Dagstarts, die helpen om deze verspillingen zichtbaar te maken (ook die je nu nog niet ziet!) en structureel op te lossen. Het is een bewezen methodiek die tegenwoordig succesvol binnen veel administratieve organisaties, zoals de secretariële functie, wordt toegepast.

LEAN assistants, kijkend met de LEAN bril naar processen, zijn éen van de best bewaarde geheimen van organisaties.

Erica Krüger

Erica Krüger – Transformatie & LEAN Expert bij ECRU Create Empowered Support. Zij ontwikkelt heldere, concrete strategieën en LEAN processen voor een professionele business support.

leanbril