BLOG YER Tech Savvy Assistant

De transformatie van secretaresse naar Tech-Savvy Assistant…

De digitale transformatie, deze term valt regelmatig. Veelal heeft het telkens een andere invalshoek, maar met de kern dat o.a. organisaties flink aan het digitaliseren zijn. Het blijkt een hele kunst voor organisaties om de beweging van papier naar digitaal en "in the cloud" te maken, zeker wanneer het grotere en oudere organisaties betreft.

Recent, tijdens een klantsessie van YER, mocht ik het één en ander vertellen over transformatie van de secretaresse naar de Tech-Savvy Assistant. De rol voor de “future proof” secretaresses, die past bij het digitale tijdperk waarin we leven en werken.

Tech-savvy betekent: iemand die veel weet van technologie, vooral van computers. Daarvoor had ik al een paar kleinere sessies mogen geven over dit onderwerp. Dit alles geboren uit het feit dat toen ik de overstap maakte vanuit de HR- naar de IT-sector ik van vele secretaresses uit mijn netwerk de vraag kreeg om hen op de hoogte houden van de technische ontwikkelingen. Ik merkte dat de in mijn ogen zeer bekende programma's als Trello en Slack, nog nauwelijks bekend zijn bij hen. Dat Skype4Business wel bekend is, maar nauwelijks gebruikt wordt. Voor grote bestanden maakt de secretaresse nog regelmatig gebruik van gratis tools zoals Dropbox, zonder goed stil te staan bij de veiligheidsissues. De Tech-Savvy Assistant onderzoekt wat de nieuwe tools zijn, die samenwerken nog leuker en makkelijker maken. Daarbij komt dat veiligheid een steeds groter aandachtspunt zal worden voor organisaties en medewerkers. Dan heb ik het nog niet eens over de kunstmatige intelligentie die steeds meer onze manier van werken gaat beïnvloeden.

Kortom, werk aan de winkel. Waarbij het tweeledig is. Aan de ene kant merk ik dat de secretaresse die ik veelal ontmoet tijdens netwerkbijeenkomsten, geïnteresseerd is in de ontwikkelingen en zoekend is naar bronnen om haar kennis up-to-date te houden. Er is ook een hele grote (te grote!) groep die niet of nauwelijks geïnteresseerd is in de nieuwste ontwikkelingen, bronnen raadplagen over de laatste trends in hun vak en of netwerken. Zij lijken zich niet te realiseren dat dit gebrek aan nieuwsgierigheid de ondergang van hun loopbaan kan betekenen.

Aan de andere kant hoor ik ook vaak terug van de Tech-Savvy Assistant dat ze ertegen aanloopt dat de organisaties te langzaam mee bewegen met de laatste technologische ontwikkelingen. De IT-afdeling blijkt een enorme rem op het omarmen en toelaten van nieuwe tools of de directie staat niet open voor een nieuwe manier van werken en houdt stug vast aan oude bekende manieren, zoals email en het printen van documenten (ja ze zijn er nog in veelvoud?!). In het ergste geval heb je te maken met een organisatie waar zowel directie als IT niet openstaat voor vernieuwing. En ja, dan kun je als secretaresse nog zo open staan voor veranderingen en nieuwe tools, waarmee je effectiever werkt, productiever bent en echt het verschil kunt maken, maar dan is het heel lastig om vanuit jouw rol de beweging te maken.

Lastig, maar niet onmogelijk.

Dat is wat ik dan denk. Het is niet onmogelijk. Graag deel ik met jullie een aantal tips, waarop je wellicht toch (kleine) stappen kunt maken. Ik ben heel benieuwd wat je ervan vindt en of het werkt voor jou.  

Hier mijn 5 tips:

1. Inkoppertje: ga in gesprek met IT en directie. Welnu, dat heb je vast al wel gedaan. De vraag is alleen hoe ben je in gesprek gegaan? Tips die ik hier zou willen geven:
   1. Weet welke punten voor welke gesprekspartner van belang zijn. Voor de één is geld een motivatie. Bij de ander kan angst voor verliezen van eigen functie (in het geval van IT-managers) een reden zijn om dingen tegen te houden. Draait het bij je gesprekspartner om ROI? Breng dat helder in kaart. Wellicht is het simpelweg eigen belang van het makkelijk werken of zijn de ziekteverzuim cijfers het speerpunt in de organisatie. Iedereen heeft andere drijfveren en redenen om wel of niet verandering te omarmen. Ken deze drijfveren van je gesprekspartner.
   2. Mocht je dit lastig vinden oriënteer je eens op trainingen op het gebied van effectief beïnvloeden of krachtenveld analyse (YER kan hierin trainingen op maat aanbieden).
   3. Zorg dat je oplossing bijdraagt aan het belang van je gesprekspartner en de organisatie. Onderbouw het in de taal van je gesprekspartner.
   4. Heb je referenties van bedrijven waar men al anders werkt waarvoor jouw organisatie gevoelig is? Bijvoorbeeld. Advocaten staan bekend om het feit dat ze nogal traag zijn in het omarmen van de nieuwe manieren van werken. Ken je een advocatenkantoor dat al wel anders werkt? Noem dat kantoor in je gesprek. Als andere kantoren/advocaten al wel anders werken, kan dit helpen hen te stimuleren ook in beweging te komen. Zo benadruk je de noodzaak van het meebewegen met de markt.
   5. Praat vanuit het belang van je gesprekspartner en de organisatie, niet alleen vanuit het secretariaat standpunt.
   6. Breng in kaart wat je nu doet en hoeveel tijd dit vergt en hoe dat eenvoudiger kan, waardoor er minder kosten, tijd etc. mee gepaard gaan. Ik denk aan het voorbeeld van vergaderstukken, documentbeheer, versiebeheer. Doordat je als secretaresse dingen zo goed organiseert voor je leidinggevende heeft hij/zij vaak geen weet van het omslachtige proces wat hier achter zit, maak het inzichtelijk.
   7. Laat zien wat je met je extra tijd (de tijd die je over hebt door de versimpeling) van plan bent te doen. Denk ook hier weet in het belang van de organisatie.
2. Organiseer als secretariaat, onderling in jullie samenwerking, de nieuwe manier van werken. Veel dingen kunnen in jullie eigen team prima opgepakt worden. Er vanuit gaande dat je wel als team werkt. Zo niet, zorg dat je gaat samenwerken, vorm een team! Toon het goede voorbeeld. Het werken in een community is een veel slagvaardigere en snellere manier van samenwerken dan F/U/G-schijven of e-mail. Die snelheid en slagvaardigheid is ook in jullie vak meer dan nodig. En dan heb ik het nog niet eens over de zichtbaarheid en de juiste perceptie neerzetten als secretaresses binnen de organisatie. Daar zitten organisaties echt op te wachten, kennis delen met elkaar! Laat de juiste tools je hierbij helpen, zoals bijvoorbeeld IBM Connections. Ook leuk om te vertellen is dat zij Watson hebben, een supercomputer waar je nog veel meer van gaat horen. Het is de toekomst van je digitale werkplek: cognitieve ondersteuning.
   
   
3. Omarm het maximale van de tools die je wel tot je beschikking hebt gekregen. Veel organisaties werken met Microsoft. Doorgaans gebruiken we maar 10% van de mogelijkheden die Microsoft biedt. Denk aan het gebruik van Excel bijvoorbeeld. Zonder training gebruik je maar een fractie wat Excel aan mogelijkheden biedt. Met training kun je dit opschroeven naar veel meer, zeg 70%. Hoe zit dit met de andere tools die je tot je beschikking hebt? Haal je er wel het maximaal haalbare uit?
   
   
4. Ga op de stoel van de adviseur zitten. Wanneer je op de hoogte bent van de diverse mogelijkheden dan is het veel eenvoudiger om oplossingen aan te bieden voor de vraagstukken die je ter ore komen. Juist hierom is het van belang dat je zelf goed op de hoogte bent van de technische mogelijkheden, toon eigenaarschap en nieuwsgierigheid. Ik weet nog dat ik een aantal jaren geleden iets opving over SharePoint en dat deze manier van werken de toekomst zou worden. Ik wist niet wat het was, kende niemand die ermee werkte en binnen mijn eigen organisatie was de kennis ook niet aanwezig. Al googlend kwam ik op een gratis event dat een groot IT-bedrijf organiseerde voor IT-managers. Ik heb me er gewoon voor aangemeld en ik was welkom! Viel vervolgens enorm op omdat ik zo ongeveer de enige vrouw was. Waardoor ik eenvoudig in gesprek met iedereen kwam (iedereen was nieuwsgierig wie die vreemde eend in de bijt was) en al halverwege de dag had ik genoeg informatie om mee verder te kunnen.
   
   Ondertussen is SharePoint bij heel veel organisaties geïmplementeerd en zijn er ondertussen nog genoeg andere spelers die collaboration oplossingen aanbieden en dan niet alleen documentbeheer gestuurde samenwerking (zoals SharePoint is opgebouwd). Cloud-oplossingen werken net als je Netflix-abonnement, ze zijn per maand opzegbaar. Dus zodra er een beter en nieuwer product is kun je als organisatie eenvoudig over. Dat is het grote voordeel van Cloud-oplossingen (ook wel SAAS-oplossingen (Software as a Service) genoemd).
   
   
5. Leer van de manier waarop start-ups werken. Welke tools hebben zij in hun organisatie en vooral waarom? Hoe zorgen zij voor de snelheid van acteren waar ze om bekend staan? Één ding kan ik je alvast verklappen, zij maken hierbij niet alleen gebruik van de veel voorkomende Microsoft producten...

Gastblogger: Liane Duit Social business strateeg en NewWayToWork Designer bij Bossers & Cnossen. Zij heeft een heldere visie over de nieuwe manier van werken en een duidelijke mening over het belang van creativiteit binnen elke organisatie.

Volg haar op LinkedIn of Twitter. 

Ben jij of is jouw organisatie op zoek naar een Tech-Savvy Assistant?

Is er behoefte aan een professionalisering of ontwikkeling van het secretariaat?

Neem dan contact met ons op, wij denken graag met je mee naar de ideale oplossing!

Wil je ook graag op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en vacatures? Schrijf je vrijblijvend in en ontvang de laatste vacatures in je mailbox.  

 

Met vriendelijke groet,

Bianca Swinkels & Marleen Wallerbosch
Consultant YER Support Professionals

YER Interim Solutions
T +31 (0)40 246 86 68  
M +31 (0)6 430 311 74

biancaswinkels@yer.nl/marleenwallerbosch@yer.nl