Directiesecretaresse Engineering - DAF Trucks N.V.
Directiesecretaresse Engineering - DAF Trucks N.V.
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Mooie uitdaging als Secretaresse binnen het Global Engines team in hartje Eindhoven
Een uitdagende baan waarin geen dag hetzelfde is. Het regelen, puzzelen én zoveel mogelijk ontzorgen maakt deze baan zo leuk. Als Directiesecretaresse ondersteun je de Assistant Chief Engineers (ACE) van de internationale afdeling Global Powertrain Engines door het zelfstandig uitvoeren van ondersteunende en organisatorische taken. Je bent in deze rol de ondersteuning van de ACE en ontzorgt deze daar waar nodig is. Je bent het eerste aanspreekpunt en je kunt gemakkelijk meerdere ballen in de lucht houden.
Hierbij voer je uiteenlopende taken uit zoals;
Agendabeheer
- Zelfstandig kunnen vaststellen van doelstelling en prioriteit van vergaderverzoeken en zelf geplande vergaderingen.
- Herkennen van vergaderverzoeken waar aanwezigheid van de ACE noodzakelijk is, waar een vervanging mogelijk is en waar geen deelname noodzakelijk is.
- Verifiëren van de deelnemerslijst aan vergaderingen gegeven doelstelling en prioriteit.
- Herkennen van vergaderingen waarvoor voorbereiding nodig is en hiervoor tijd reserveren in de agenda.
- Voorbereidende vergaderingen inplannen voor meetings die hierom vragen.
- Begrijpen voor welke vergaderingen een agenda en eventueel andere input vooraf opgesteld en verspreid moet worden. Indien dit achterwege blijft actie ondernemen.
- Zelfstandig vergaderingen (laten) wijzigen gegeven prioriteiten en verplichtingen binnen en buiten.
E-mailbeheer
- Begrijpen welke e-mails/onderwerpen feitelijk door anderen kunnen worden beantwoord, medewerkers hierop aansturen.
- Begrijpen welke e-mails zelfstandig kunnen worden afgewerkt namens de ACE. Hierop actie ondernemen.
- Opvolgen van actiepunten die de ACE heeft uitgezet. Zorgen dat gevraagde info op tijd aangeleverd wordt.
- Herkennen en bewaking van actiepunten van de ACE zelf uit zijn/haar aantekeningen, vergaderverslagen en e-mails. Sturing geven aan de uit te voeren werkzaamheden.
Zakenreizen
- Zakenreizen boeken volgens de geldende procedures voor ACE en zijn afdeling.
- De afdeling ondersteunen in vraagstukken omtrent reizen en declaraties.
- Nieuwe medewerkers aanmelden voor het reizigersprofiel.
Extern bezoek
- Externe bezoeken afstemmen en voorbereiden.
- Bezoek aanmelden, organiseren koffie/thee/lunch en bezoek ontvangen.
Urenverantwoording (maandagen)
- Correcties administratief verwerken. Alleen uitvoeren in opdracht van de supervisor binnen de geldende regels, waarbij een extra check uitgevoerd wordt op onregelmatigheden.
Algemeen
- Poststukken en vragen vanuit de afdeling verwerken/selecteren om de werktijd van de ACE zo goed mogelijk te gebruiken.
- Ter ondertekening aan ACE alleen die stukken voorleggen die voldoen aan alle geldende afspraken en procedures binnen onze organisatie.
- Kantoorartikelen bestellen voor Global Powertrain Engines.
- Werkoverdracht naar collega’s bij afwezigheid.
DAF Trucks N.V. is een technologische onderneming en een vooraanstaande fabrikant van bedrijfswagens in Europa. DAF is een volle dochteronderneming van PACCAR Inc., wereldleider in de ontwikkeling en productie van uitmuntende lichte, middelzware en zware bedrijfsvoertuigen. PACCAR ontwerpt en produceert ook geavanceerde diesel- en elektrische aandrijflijnen, biedt financiële dienstverlening en informatietechnologie en verkoopt onderdelen voor trucks in het kader van zijn kernactiviteit.
Dit bieden wij jou:
- Een meer dan uitdagende rol binnen een écht Eindhovense organisatie
- Een goed salaris
- Een goede werk, privébalans
- 25 vakantiedagen per jaar
- 8,33% vakantietoeslag
- 0,23 reiskosten per km of vergoeding OV
- Pensioen volgens ABU CAO
- Begeleiding door je YER Consultant en waar nodig door onze Talent Development Coach/Psycholoog
- Volop ontwikkelingsmogelijkheden!
- Je beschikt over een relevante mbo+ of hbo-opleiding en minimaal 5 jaar relevante ervaring;
- Je bent representatief en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden;
- Vanwege het internationale karakter is een goede beheersing in woord en geschrift van de Nederlandse en Engelse taal een vereiste. Een goede beheersing van de Duitse en/of Franse taal is een pre;
- Je hebt affiniteit met IT-systemen, bent bedreven in het werken met Microsoft Office en Sharepoint en vindt het leuk het digitale archief en het DAF Legal Intranet te beheren;
- Je bent nauwkeurig en weet op een correcte wijze om te gaan met organisatiegevoelige of vertrouwelijke informatie;
- Je bent in staat om in een hectische omgeving zelfstandig te werken. Het betreft een fulltime functie.
Angela helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.